Официальное письмо по английскому языку. Деловое письмо на английском? Easy

Английское официальное письмо не трудно написать, однако следует знать порядок его написания, положение каждого из его отдельных частей, и как оно должно выглядеть в целом. Ниже вы можете найти образцы официального письма на английском языке. Мы надеемся, что они помогут вам написать свое собственное письмо.

Пример официального письма на английском языке №1 (по поводу объявления о приеме на курсы)

Dear Sir or Madam,

I am writing to enquire about language courses organised by your school. I found out information about it in local newspaper and I would like to know more.

Even if Icannot certify my knowledge of English, after years of learning the language at school I can safely assume that I am an upper-intermediate student. Are you able to offer me any course that would be good for me?

I understand from your advertisment that your courses are free. Are they free for everyone, or just only for students from your school?

The last question I have concerns your methods of teaching. As I particularly hope to improve my fluency, I would like to know how much attention is paid and what methods are used by the school teachers to develop the skill of speaking. It is very important for me, because my fluency is the worst side of my english.

I am looking forward to hearing from you.

Yours faithfully,
XYZ

Пример официального письма на английском языке №2 (с вопросами по поводу объявления в газете)

Dear Sir or Madam,

I am writing to ask about the holiday apartments in the Golden Sands advertised in „Каникулы за границей” magazine this month.

In your advertisement you mentioned that all the apartments are self-catering. Could you tell me what cooking facilities are available in the kitchen? Could you also tell me if cooking utensils are also provided?

I noticed from your advertisement that the beach is quite nearby. However, I would also like to know if the apartments have an access to a swimming pool.

I would be very grateful if you could send me a list of apartments and prices with a view to making a reservation in July.

Yours faithfully,

Tom Smith

Пример официального письма на английском языке №3 (по поводу объявления)

Dear Sir or Madam

I am writing to you because I saw your advertisement in the net and at first sight it looked interesting. I am interested in this advertisement deeper because I like rock music, so I think I will feel comfortable in this place.

I could be a ticket seller because I am good at maths. Also I could be a person, who provides rock stars with everything what they need because I am a helpful person.

I would like to have free drinks and snack during the festival. Of course, I promise I would not let you down and do what you ask for.

If you can, please send me some more information about accomodation conditions and transport to the gig place.

I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Пример официального письма на английском языке №4 (по поводу объявления о приеме на работу)

Dear Sir or Madam,

I am writing with regard to your adventisement, which appeared on your website: ? Future graphics? on 20 July 2013. I would like to apply for the post of computer graphics artist.

I enclose my CV with the details of my previous work experience. As you can see in the document, I have been working as graphic designer for two years and have a diploma for ?The best worker?. I can use Photoscape, Gimp, but I can learn new programmes, too.

I am a very hard working person, thus working with me is effective. I am creative and have many good ideas. My level of proficiency in English is pre-intermediate.

I have worked with companies in England, China and India, I have no problems in communicating with people from these countries. Could you please send me more information on that post?

Thank you for considering my application.

I look forward to hearing from you,

Yours faithfully,

Пример официального письма на английском языке №5 (с вопросами по поводу объявления)

You want to attend a course in English and American Studies in and English speaking country and you see this section in a college prospectus:

SCHOLARSHIPS
Every year, two scholarships are offered to candidates from overseas who can show how our one-year course would help their career. Scholarships cover fees, accommodation and food, but not transport or personal spending money. Apply in writing, explaining why do you think you deserve a scholarship.

Write your letter. Do not include any postal adresses. Write your answer in 120-180 words in an appropriate style.?

Dear Sir/Madam,

I would like to apply for one of the scholarship programs I saw advertised in your prospectus. Presently, I am training to be a secondary school teacher of English and I am finishing my course at the end of June. However, I feel I still have a lot to learn about the language and culture of The English-speaking country.

The reason I am applying for a scholarship is that I cannot afford the cost of studying abroad. I have no income except for my student grant, so if I am fortunate enough to be given the scholarship, I would have to work part-time to save some personal spending money. My parents will borrow some money for my airfare if I am succesful.

I would appreciate being given the opportunity to study at your college and would be very grateful if you would consider my application.

Yours faithfully,

Пример официального письма на английском языке №6 (жалоба на приобретенный товар)

Dear Sir Or Madam

I am writing to complain about a denim vest that I bought from your online shop last month.

When I took it out of the box, I was very unhappy to find that in different colour. As if this were not enough, this denim vest was too small.

I had a similar situation last year when I bought a dress online. It was too big. I wrote an e-mail to this company about this problem and they sent me another dress in the right size.

You can replace this vest for the right one or if it will not be possible I want to get a full refund.

I am enclosing the receipt.

I look forward to hearing from you in the near future.

• Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки.
• В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом.
• Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).
• Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма.
• Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.
• Главная мысль письма может начинаться с причины обращения: "I am writing to you to ..."
• Обычно письмо заканчивается высказыванием благодарности ("Thank you for your prompt help...") и приветствием "Yours sincerely," если автор знает имя адресата и "Yours faithfully", если нет.
• Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.
• Подпись автора ставится между приветствием и именем.

Образец делового письма на английском:

Mr Nikolay Roshin
ABC-company
Office 2002, Entrance 1B
Tverskaya Street
Moscow
RUSSIA 20 June 2004

I"m writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centres.

InEnglandwe have two schools, Brighton andBath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions.Brightonis a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby.Bathis one of the most famous historic cities inEngland, famous for its Georgian architecture and Roman Baths.

Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.

Please complete and return the enclosed registration form in order to receive more brochures and other promotional materials.

I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres.

Yours sincerely,

We look forward to welcoming you as our customer.

Yours sincerely,

Письмо-жалоба

Письмо должно содержать всю необходимую информацию, касающуюся данной услуги или товара. Напишите полное название и описания товара, дату приобретения или указания услуги и т.д. Ваша цель - объяснить все детали, но не перегружать письмо ненужными подробностями. Кроме того, необходимо указать ваши пожелания, условия и сроки устранения проблем.

Кому адресовать данное письмо?

При приобретении товара или заключении договора на предоставление услуг вы получаете контактный адрес или телефон человека, который может решить все возникшие сложности. Обычно в небольших компаниях эти вопросы решает владелец компании. В организациях среднего уровня - его заместитель или высший руководящий состав. В крупных компаниях обычно существует отдел по работе с клиентами, который занимается решением таких вопросов.

Из каких основных частей состоит письмо?

1. Вступление

Name of Contact Person
Полное имя адресата (если известно)

Title, if available
Company Name
Название компании

Consumer Complaint Division
Отдел по работе с клиентами

Street Address
City, State, Zip Code
Адрес компании

Dear (Contact Person):

Обращение

2. Введение, содержащее информацию приобретенном товаре либо услуге.

On (the 1st of July), I (bought, leased, rented, or had repaired) a (name of the product, with serial or model number or service performed) at (location and other important details of the transaction).
1 июля я (приобрел, сдал в наем, арендовал, отремонтировал) (полное название товара с серийным номером или вид услуги) по адресу … (далее указывается другая важная информация о совершенной сделке)

I am writing to draw your attention to a problem in your customer service section.
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к проблеме в отделе по работе с клиентами.

I wish to complaint in the strongest possible terms about the treatment I received from a member of your staff
Я бы хотел выразить претензии к обращению со мной вашего сотрудника.

I am writing to express my strong dissatisfaction with the goods I received this morning.
Я пишу, чтобы выразить недовольство продуктами, полученными сегодня утром.

I am writing to complain about the quality of the product I purchased on-line from your website.
Я пишу, чтобы выразить недовольство качеством продуктов, заказанных на вашем сайте.

I am writing in connection with the negative attitude of a member of your staff.
Я пишу в связи с негативным отношением члена вашей компании.

3. Описание возникшей проблемы

Unfortunately, your product (or service) has not performed well (or the service was inadequate) because (state the problem). I am disappointed because (explain the problem: for example, the product does not work properly, the service was not performed correctly, I was billed the wrong amount, something was not disclosed clearly or was misrepresented, etc.).
К сожалению, ваш товар (услуга) не отвечает необходимым требованиям, так как (указывается проблема). Я разочарован, поскольку (объясняется ситуация: например, прибор плохо работает некачественно, мне предъявили неправильную сумму к оплате, что-то не было объяснено)

The equipment I ordered has still not been delivered, despite my phone call to you last week to say that it was needed urgently.
Заказанное оборудование все еще не доставлено, несмотря на то, что я уже звонил вам на прошлой неделе и сообщил, что оно требуется немедленно.

To resolve the problem, I would appreciate it if you could (state the specific action you want—money back, charge card credit, repair, exchange, etc.). Enclosed are copies of my records (include copies of receipts, guarantees, warranties, cancelled checks, contracts, model and serial numbers, and any other documents).
Для решения проблемы я был бы благодарен варианту, если бы вы (указываются ваши требования: вернули деньги, кредит, провели ремонт, произвели обмен и т.д.) Копии документов прилагаются (приложите копии квитанции, гарантийный талон, аннулированые чеки, контракты и другие документы.)

I look forward to your reply and the resolution of my problem, and will wait until (set a time limit) before seeking help from a consumer protection agency or the Better Business Bureau. Please contact me at the above address or by phone at (home and/or office numbers with area code).
Я жду вашего ответа с решением по моей проблеме и буду ждать до (указывается крайний срок) прежде чем обратиться за помощью в организацию по защите прав потребителей. Свяжитесь со мной по следующему адресу или телефону (уазывается адрес и номер телефона)

Please deal with this matter urgently. I expect a reply from you by tomorrow morning at the latest.
Пожалуйста, решите эту проблему немедленно. Я жду вашего ответа не позднее завтрашнего утра.

I insist on a full refund otherwise I will be forced to take the matter further.
Я настаиваю на полном возмещении расходов, иначе я буду вынужден …

Unless I receive the goods by the end of this week, I will have no choice but to cancel my order.
Если я не получу данный товар до конца недели, у меня не будет другого выбора, кроме как аннулировать заказ.

I hope that you will deal with this matter promptly as it is causing me considerable inconvenience.
Я надеюсь, вы разберетесь с этим делом немедленно, поскольку это доставляет мне серьезные неудобства.

4. Окончание письма

Yours sincerely/Yours faithfully
Your name

Письмо с извинениями

Письмо с извинениями (Apology Letter) отправляется в ответ на письмо-жалобу (Complaint Letter). Начать следует с выражения сожаления, личной обеспокоенности сложившейся ситуацией. Необходимо объяснить, какие шаги будут/были предприняты, чтобы устранить проблему и избежать ее повторения в будущем. Ниже вы найдете несколько фраз, используемых при написании Apology Letter

1. Выражение признательности за сообщение о сложившейся ситуации

Thank you for bringing the matter/issue/problem to our attention.
Спасибо, что сообщили нам об этом деле/проблеме.

I appreciated your advising me of this incident…
Для меня очень важно ваше сообщение.

2.Выражение сожаления .

We are very sorry to hear that…
Нам тяжело слышать об этом..

I am very sorry for this situation…
Я очень сожалею о сложившейся ситуации.

3. Извинение

We apologise for…
Мы просим прощения за…

Please accept our apologises for…
Примите наши извинения…

4. Объяснение действий компании

Please be assured that we will…
Будьте уверены, что мы…

You have my assurance that …
Я гарантирую вам…

To compensate for the inconvenience caused…
Для возмещения причиненных неудобств…

We are doing everything we can do to resolve the issue
Мы делаем все возможное для решения проблем

I can assure you that this will not happen again
Обещаю, что это впредь это не повторится

I am trying to sort it out/sort the problem out as a matter of urgency.
Я пытаюсь разобраться с этим/ решить эту проблему немедленно

Please return the faulty goods, and we will refund you/repair them/replace them
Пожалуйста, верните некачественный товар и мы возместим ваши затраты/произведем ремонт/обменяем его.

5. Напоминание о большой важности для совместного сотрудничества

We value your custom highly
Для нас очень важно сотрудничество с вами.

Your satisfaction is our priorit

Письмо-просьба

Если вы пишете начальнику - будьте предельно вежливы, особенно, если вы не уверены, что он(а) знает ваше имя. Не используйте конструкции, отмеченные ниже значением строгости или настоятельной просьбы. Нейтральным и универсальным вариантом будет:

I would be grateful if…

Просьба, стилистически повышенная и наиболее вежливая, заключается также в выражениях:

Если вам не трудно, дайте, пожалуйста,...
Could you possibly give me/let me have..., please?

Если вас не затруднит, дайте, пожалуйста,...
Can/May I trouble you for sth./to give/hand me..., please?

Сделайте одолжение, дайте, пожалуйста,...
Could you do me a favour and give me/let me have..., please?

He откажите в любезности, дайте, пожалуйста,...
Would you please give me...?

Окажите любезность, дайте, пожалуйста,...
Would you kindly give me..., please?

He сочтите за труд, дайте, пожалуйста,...
Could you possibly give me/let me have,.., please?

Если вы пишете коллеге и он(а) не является вашим другом, выберите нейтральный стиль - средний между формальным и неформальным.

Could you..?

Удобные в этом случае формы с глаголом "хотеть":

Я хочу (хотел бы) попросить...
I"d like (to ask) you to ...

Мне хочется (хотелось бы) вас попросить...
Could I ask you to...?

Я хочу попросить вас купить для меня эту книгу.
Could I ask you to buy this book for me?

Мне хочется попросить тебя съездить в воскресенье на дачу.
Could I ask you to go to the country house this Sunday?

Если вы пишете малознакомому человеку - будьте вежливы.

I wonder if you could..?

Здесь будут удобны просьбы, выраженные вопросительным предложением с модальным глаголом "мочь":

Я могу попросить вас...?
Could I ask you to do sth.?

Могу я попросить вас...?
May I ask you to do sth.?

Могу ли я попросить вас...?
Would you please/ kindly do sth.?

Не могу я попросить вас...?
Could you possibly do sth.?

Не могу ли я попросить вас...?
I"d be much obliged if...

Вы можете...?
Can/Could you do sth.?

Вы не можете...? 
Вы не могли бы...?
Could you...?

Можете ли вы...?
Can/Could you...?

Не можете ли вы...?
Could you...?

Не могли бы вы...?
Could you...? Would you...?

Если вы пишете работнику другой компании - стиль должен зависеть оттого, знакомы ли вы с ним/ней или обращаетесь впервые.

I would be grateful if… (к незнакомому)
Could you..? (к знакомому)

Здесь может помочь просьба, выраженная вопросительным предложением с частицами "не", "бы", "ли": 


Вам не трудно...? 
Вас не затруднит...?
Would you mind doing sth.?

Не трудно ли вам...? 
He затруднит ли вас...?
Could you (possibly)..., please?

Если вы пишете вашему подчиненному, который не выполнил каких- либо указаний, то стиль просьбы может стать строгим:

Could I ask you..? (холодная просьба)

Также просьба с оттенком нарочитой строгости может быть выражена фразой:

Очень (убедительно, настоятельно) прошу вас (тебя)...
Could/Would you..., please...? 
Could/Would you kindly...? 
Do... 
I would appreciate it very much if you would/ could...

Письма - запрос платежа

В своих первых письмах по поводу неоплаченных счетов следует быть исключительно вежливыми - в них не должно быть идеи, что ваш партнер не хочет платить.

Если вы вынуждены написать серию писем с запросом платежа, каждое последующее можно делать более твердым, но оставаться в рамках вежливости.

Пример

According to our records, the sum of $4,500 is still outstanding on your account.
We trust that our service was to your satisfaction, and we would appreciate your cooperation in resolving this matter as soon as possible.

On I wrote to you regarding your company’s unpaid account, amounting to $4,500.
May we please remind you that this amount is still outstanding. We would be grateful to receive a bank transfer in full settlement without further delay.

I wish to draw your attention to my previous emails of about the overdue payment on your account. We are very concerned that the matter has not yet received your attention.
Clearly, this situation cannot be allowed to continue, and we trust urge you to take immediate action to settle your account.

Following my emails of I must inform you that we have still not received payment for the outstanding sum of $4,500. Unless we receive payment within seven days we shall have no alternative but to take legal action to recover the money.
In the meantime, your existing credit facilities have been suspended.

Отчет о встрече

Отчет о встрече состоит из 4 частей:

Introduction - Вступление (предмет отчета, кто его написал и по чьему запросу)
Background - Исходные данные (общее описание имеющейся ситуации, проблемы)
Findings - Полученные данные (возможные пути развития ситуации, решения проблемы)
Conclusion, recommendations - Выводы и рекомендации

Пример Отчета о встрече

Subject: Cost-cutting measures
As requested at the Board meeting of 18 April, here is my report. The full report is attached as a Word document, but I have written a brief summary below.

Introduction
The purpose of the report is to suggest ways to reduce costs across the company. It is based on the figures sent to me by different departments last month. I have divided the report into three sections: background, findings and recommendations.

Background
As can be seen in table1 in the attached document, demand for our products has been falling over the last year, and sales and profits are both down. This has led a situation where cost-cutting measures are necessary.

Findings

There are three main areas where cost reductions are possible:

• The marketing budget is very high. As mentioned above, sales are going down, but we are still spending large sums on magazine advertising and street posters. This is not justified.
• Production costs are also high. Table2 inthe report shoes that raw material costs have gone up by 12% over the last year. We must find a way to bring these down.
• We may also have to dismiss a small number of administrative staff, which will be very unpopular. See section 4.2 of the full report for suggestions on how to proceed.

Recommendations
In conclusion, I suggest that the company should be able to cut costs significantly by the end of the year. My specific recommendations are as follows:

1. Marketing Dept to make reductions in the advertising budget of 10% or 15%.
2. Production Dept to identify opportunities of using different suppliers to bring down materials costs.
3. Head Office to investigate the possibility for cutting a limited number of jobs, in case the situation deteriorates.

Please have a look at the full report and let me have your comments by 2 June at the latest. This will then be circulated to all departmental managers in time for the meeting on 16 June. Please feel free to contact me if you have any questions.

Оформление электронных писем

Электронная почта стала основной формой общения между представителями различных организаций по самым разным вопросам. Следуйте следующим правилам при общении по электронной почте:

1. Хорошо представьте себе адресата. Оттого, кому вы пишете, будет зависеть стиль письма. Чем ближе отношения - тем меньше формальностей.
2. Сделайте ваше послание по возможности кратким и четким. Это правило распространяется на все виды делового общения, но для электронной почты становится наиболее актуальным, поскольку воспринимать информацию с монитора сложнее, чем с листа. Дайте возможность вашему адресату ответить также коротко. Например, вместо того, чтобы писать:” Let me know what you think”, лучше поставить вопрос так:”Is 3 PM or 5 PM best for you?”
3. Поле “тема” должно быть заполнено так, чтобы четко отражать основную идею письма.
4. Приветствие (Dear Sir/Madam) не обязательно для стандартной переписки, однако в деловых письмах не будет лишним.
5. В первых словах надо сформулировать, в связи с чем вы пишете письмо: вы отвечаете, назначаете встречу или высказываете свои соображения в связи с чем-то. Например: I am replying to your letter dated 15 January 2007 wherein you asked for information concerning our Spring courses on Business Writing.
6. Если в электронном письме вы начинаете слово с заглавной буквы, это означает, что вы хотите выделить его, как наиболее важную мысль.
7. Длина каждой строки не должна превышать 65 знаков, в противном случае текст может исказиться при прочтении письма на другом компьютере.
8. Письмо должно быть хорошо структурировано - вступление, основная часть (факты) и вывод.
9. KISS (Keep it short and simple). Помните, что вероятно ваш адресат получает десяток писем в день, - стоит экономить его время.
10. Использование стандартных сокращений, характерных для повседневной переписки, такие как ”IMHO” (In My Honest Opinion) также не приветствуются.
11. Тщательно проверьте письмо, изменить или удалить его после отправки уже нельзя.
12. Обратный электронный адрес и имя отправителя лучше написать в конце письма, на случай, если письмо будет выведено на печать.
13. Общение по электронной почте предполагает активное взаимодействие поэтому, получив электронное письмо, на которое вы не можете ответить немедленно, следует отправить сообщение о получении письма и предполагаемом времени отправки полного ответа.

Даже в неформальном письме следует оставаться вежливым и стараться сделать письмо понятным и хорошо его структурировать.

1. дружеское приветствие
2. благодарность или другое упоминание предыдущего контакта
3. наиболее важный пункт письма или проблема
4. другие важные пункты
5. менее важные пункты
6. выражение надежды на будущий контакт
7. завершение (пожелания и подпись)

Пример:

Hello, Ili
Thanks for sending the agenda for our meeting.
I’m afraid I may not be able to make the 8:00 start. The train connections can be very difficult at that time of day.
Would it be possible to start at 9:00? It means we would finish at 17:00 instead of 16:00. Please let me know if that’s a problem for you.
Ypu asked me to send the feasibility report and I am attaching it here. Please note that this is not yet in the final draft and there may be some mistakes.
I’m looking forward very much to seeing you next week.
Best regards, Jacqui

Письмо-поздравление

Перед праздниками часто возникает вопрос - поздравлять или не поздравлять бизнес-партнеров и клиентов. Всегда лучше поздравить, чем не поздравить, т.к., поздравляя, вы можете:

1. укрепить отношения с существующими клиентами/партнерами
2. привлечь новых клиентов
3. напомнить старым клиентам о том, что вы существуете
4. выказать признательность по отношению к наиболее лояльным клиентам

Однако, решая, с каким именно праздником поздравить, лучше справиться о нем в списке национальных и религиозных праздников на текущий год.

Если вы сомневаетесь в том, что именно празднует ваш партнер по бизнесу, напишите просто MERRY HOLIDAYS .

Когда отправлять поздравление? Лучше раньше, чем позже. Пусть лучше ваша открытка придет перед праздниками и будет замечена одной из первых, чем исчезнет в куче поздравлений, которые, к тому же, вероятно, будут разбираться уже после каникул.

Как писать поздравление:

Поздравление - это только поздравление, повод для хороших пожеланий и выражения добрых чувств. Бизнес-вопросы здесь не должны упоминаться.

Поздравление в английском языке строится иначе, чем в русском. Ниже приведены несколько образцов поздравлений, которые можно модифицировать в зависимости от ситуации.

At this joyous time of year, we are grateful for our work with you. We wish you abundance, happiness, and peace in a new year filled with hope. Happy holidays!

I hope you and all your coworkers, family, and friends have a lovely holiday season filled with joy and meaning. Best wishes for a prosperous new year.

It has been a pleasure to work with you this year. We wish you the best of holidays and a happy new year!

As the year ends, we think about all we are grateful for. Our relationship with you is one thing we treasure. Thank you for the opportunity to serve you. We wish you a merry Christmas and much success in the new year.

As gifts are given and received this holiday season, I think of the gift of knowing you. Thank you for the pleasure of working with you. Happy holidays!

Thank you for giving me the opportunity to work with you this year. It has been an honor and a valuable experience for me. I wish you a happy Hanukkah and a new year filled with all good things.

Merry Christmas! I hope you have a holiday that fills your heart with joy!

Несмотря на то, что сегодня преимущество за электронными письмами, обойтись без традиционной почты в некоторых случаях просто невозможно. Как в обычной жизни, так и по работе нам часто приходится сталкиваться с оформлением официальных документов.

Знания о том, как правильно написать официальное письмо на английском языке пригодятся во многих случаях. Например, составить сопроводительное письмо к резюме или для университета, написать деловое письмо в банк или консульство, да и во многих других.

Из этой статьи вы узнаете, как написать и оформить деловое письмо на английском языке с примерами и переводом. А также, какие существуют правила бизнес-переписки и какие фразы помогут в составлении официальных писем.

Виды деловых писем

Официальные письма можно разделить на несколько основных категорий:

> Congratulation letter - Письмо-поздравление

Например, с повышением по службе коллеге или с праздником для партнера по бизнесу.

> Thank-you letter - Письмо-благодарность

Отправляется в благодарность, например, сотруднику за хорошую работу.

> Commercial offer - Коммерческое предложение

Направляется фирмам с предложением о сотрудничестве.

> Acceptance letter - Письмо-подтверждение

Это письмо о том, что вы готовы принять предлагаемую вам должность

> Application - Заявление

Заявление может быть разных форм, но обычно используется в переписке о работе, когда вы предлагаете свою кандидатуру на открытую вакансию.

> Complaint letter - Письмо-жалоба

Отправляется в компанию или фирму, товаром или услугой которой вы остались недовольны.

> Enquiry letter - Письмо-запрос

Пишется в компанию для того, чтобы узнать о товаре,услуге или, например, поинтересоваться наличием вакансий в компании.

> Refusal letter - Письмо-отказ

Cодержит отказ в предоставлении информации, возможность принять кандидата на работу и т.п.

И другие, более узкоспециализированные виды деловых сообщений.

Общие правила официальной переписки

Деловой этикет и принципы официального общения одинаковы в разных странах. Примерно по одним и тем же шаблонам составляются жалобы в банк как в России, так и в Англии. По одному и тоже принципу пишутся деловые письма как в Японии, так и в Германии.

Поэтому достаточно один раз научиться правильно составлять официальное письмо на английском языке - и эти знания будут выручать вас всю жизнь.

Деловое письмо должно быть:

• Правильно оформленным
• Коротким и содержательным
• Написанным грамотно
• Вежливым, даже если это жалоба

Если вы составляете ответ на какое-то официальное письмо или запрос - обратите внимание на то, в каком тоне оно написано, как оформлено и какие формулировки в нем используются. Это поможет вам при составлении ответного письма.

Стиль деловой переписки

В официальных документах важно соблюдать общепринятые языковые нормы и не позволять себе вольностей. Не стоит использовать сленг, сокращения и особо эмоциональные слова.

Всегда сохраняйте деловой тон и проявляйте уважение к адресату. В деловом английском языке часто используются модальные глаголы для придания речи официальности.

Например, вместо «Please, send me...» («Пожалуйста, вышлите мне...») лучше написать: «I would be grateful if you could send me...» («Я был бы вам благодарен, если бы вы смогли выслать мне...»).

И конечно, старайтесь избегать больших и громоздких речевых конструкций. Следуйте простому правилу: не уверены в значении слова или правильности фразы - не пишите. Лучше переформулировать предложение, чем запутать получателя.

Структура делового письма в английском языке

Письма, которые отправляются по почте от имени организации должны быть напечатаны на фирменном бланке с указанием реквизитов.

Адрес

Адрес отправителя располагается, как правило, в верхнем правом углу. В нем может быть указано название компании, физический адрес и контакты. Собственное имя отправителя может не указываться, если письмо написано от имени компании.

Адрес получателя располагается на листе слева, ниже адреса отправителя.

Пример написания адреса отправителя и получателя:

134-146 Curtain Rd

Дата

Расположение даты - довольно свободное. Обычно ставится ниже или выше адреса получателя.

Совет: обратите внимание на формат даты. В США и Великобритании даты пишутся по-разному. В США сначала пишут месяц, а затем - дату. Например, 10.26.17 = October 26, 2017.

Если письмо confidential (имеет конфиденциальный характер), то обычно это указывается до начала строки с адресом.

Обращение

Если вам известно имя адресата и его должность - обязательно указывайте его в начале письма.

• Mr - обращение к мужчине (Dear Mr Smith)
• Mrs - обращение к замужней женщине (Dear Mrs Smith)
• Miss - обращение к незамужней девушке (Dear Miss Smith)

В последнее время считается некорректным подчеркивать семейное положение женщины. Вместо этого можно использовать нейтральное обращение Ms (Dear Ms Smith).

Если имя неизвестно, то можно использовать нейтральные Dear Sir или Dear Madam.

Совет: обратите внимание на пунктуацию.

В британском английском после Mr/Mrs/Miss/Ms точка не ставится, а после имени идет запятая.

Dear Mrs Smith,

В американском английском после Mr/Mrs/Miss/Ms ставится точка, а после имени идет двоеточие.

Dear Mrs. Smith:

Если вы пишите от своего имени - то используете I (я), если от лица компании - то we (мы).

Также, если вы пишите письмо компании или в фирму и не знаете имени получателя письма - используйте нейтральное обращение Dear Sir/Madam (уважаемые господа).

Перед отправкой письма обязательно убедитесь, что имя получателя указано верно. Ничто не может так испортить первое впечатление от официального письма, как ошибка в имени при личном обращении.

Если контакт с получателем уже налажен - после обращения не лишним будет добавить вежливую фразу. Например,

Hope you are well! - Надеюсь, у вас все хорошо!

I was pleased to meet you at the conference last week - Мне было приятно встретиться с вами на конференции на прошлой неделе

I hope you are enjoying your business trip - Надеюсь, вы наслаждаетесь вашей деловой поездкой

Congratulations on your promotion! - Поздравляю с повышением!

Если вы составляете письмо в продолжение к предыдущей переписке, встрече или телефонному разговору, то можно употребить следующие вводные фразы:

Thank you for your prompt response - Благодарю вас за ваш быстрый ответ

Thank you for your message - Благодарим вас за ваше сообщение

With reference to your last phone call… - Ссылаясь на ваш последний телефонный звонок, ...

Further to our conversation... - В продолжение нашего разговора...

Официальное письмо должно быть простым, ясным и коротким.

В первом абзаце следует четко обозначить цель письма: запрос, жалоба, обращение, предложение сотрудничества и т.д.

Обычно он начинается с вводной фразы «I am writing…» (Я пишу, ...). Писать письмо можно с разными целями. Например:

to enquire about... - чтобы узнать о...

to apologize for... - чтобы извиниться за...

in connection with... - в связи с...

in reference to... - в отношении...

to get more details about... - чтобы уточнить детали...

to explain - чтобы объяснить

to remind – чтобы напомнить

to congratulate – чтобы поздравить

to request – чтобы сделать запрос

to inform – чтобы проинформировать

Другие варианты начала письма:

I apologize for… - Я извиняюсь за…

I confirm that… - Я подтверждаю, что...

I would like to clarify… - Я хотел бы уточнить...

I kindly ask you to… - Прошу вас...

Второй абзац должен раскрывать суть первого и пояснить саму цель письма. Излагайте мысли по существу и избегайте ненужных фактов и оборотов речи.

В заключительном абзаце следует писать о том, каких действий или результата вы ждете от получателя письма. Это может быть просьба вернуть товар, приглашение на встречу, запрос дополнительной информации и т.д.

Не стоит перегружать письмо личными местоимениями. Лучше обратить внимание на получателя, особенно если это письмо от имени фирмы. Будьте любезны и внимательны к человеку, которому пишите - это поможет создать хорошее впечатление и наладить полезные долгосрочные контакты.

Завершение письма

В заключение не забудьте поблагодарить получателя и выразить надежду на скорый ответ.

Сделать это можно при помощи фраз:

Thank you for your interest in… - Благодарим вас за ваш интерес к...

I am looking forward to your confirmation - С нетерпением жду вашего подтверждения

I shall be pleased to answer your questions - Я буду рад ответить на ваши вопросы

Please, inform me / let me know in the shortest time possible… - Пожалуйста, сообщите мне в кратчайшие сроки...

Your early reply will be appreciated- Будем благодарны за скорый ответ

Looking forward to hearing from you soon / in the near future - С нетерпением ждем ответа от вас в скором времени / в ближайшем будущем

В конце письма можно использовать стандартную фразу для подписи - Yours faithfully / Kind regards (С уважением). Особенно, если пишите письмо в компанию. Если вам известно имя получателя и контакт с ним уже налажен - можно подписать письмо фразой Yours sincerely (Искренне ваш).

Если вы хорошо знакомы с получателем - можно использовать разные варианты фразы «С наилучшими пожеланиями»: Best wishes или Warmest regards .

После прощания ставится запятая, а имя и фамилия отправителя пишутся с нового абзаца. Если вы указываете должность и название компании - лучше также начать с нового абзаца. Знаки препинания в конце этих строк не нужны.

Если это электронное письмо - то этой фразы и подписи с вашими контактными данными будет достаточно.

Если это обычное письмо - оставьте ниже строку для росписи и рядом с ней напечатайте свое имя и фамилию.

Полезные фразы для составления официального письма на английском языке с переводом

Деловая переписка не похожа на обычный диалог, но и в ней есть речевые обороты, которые помогут выразить мысль официально и в нейтральном тоне. Обратите внимание на следующие обороты, часто использующиеся в официальных документах:

In view of the fact that... - Ввиду того, что...

Further to / In addition to... - В дополнение к...

Depending on the... - В зависимости от...

Otherwise - В противном случае

In consequence of… - В результате, вследствие...

In case of need - В случае необходимости

Furthermore - К тому же, кроме того

Despite of all efforts - Несмотря на все усилия

In regard to... - В отношении...

As soon as possible - Как можно скорее

Under present circumstances - При данных обстоятельствах

According to... - Согласно...

Nevertheless - Тем не менее

Seeing that... - Учитывая, что...

Unlike... - В отличие от...

Полезные фразы для официальных писем на английском языке с переводом:

Thank you for your letter - Благодарю вас за ваше письмо

I am writing you following our conversation - Я пишу вам в продолжение нашего разговора

Please accept my sincere gratitude - Пожалуйста, примите мою искреннюю благодарность

I’m very obliged to you - Я вам очень обязан

In response to your request - В ответ на ваш запрос

In conformity with your instruction - В соответствии с вашими указаниями

In accordance with the terms of our agreement - В соответствии с условиями нашего соглашения

We are writing to inform you... - Мы пишем, чтобы сообщить вам...

I regret to inform you... - К сожалению, сообщаю вам...

I have been informed that... - Мне сообщили, что...

We confirm that... - Мы подтверждаем, что...

We are obliged for your letter of - Мы признательны за ваше письмо

Returning to our correspondence... - Возвращаясь к нашей переписке...

This is to inform you that... - Информирую вас о том, что... / Настоящим ставим вас в известность о том, что...

With reference to your inquiry / letter - Ссылаясь на ваш запрос / ваше письмо

I have the pleasure to inform you... - Я имею удовольствие сообщить вам, что...

Thank you for your prompt attention to this matter - Благодарим вас за незамедлительное внимание к этому вопросу

We are very sorry to hear that... - Нам очень жаль слышать, что...

Please accept our apologies for... - Пожалуйста, примите наши извинения за...

To compensate for the inconvenience caused... - Для возмещения причиненных неудобств / Чтобы компенсировать неудобства, вызванные...

We apologize for delay - Мы извиняемся за задержку

Excuse my disturbing you - Простите за беспокойство

Please keep us informed - Просим держать нас в курсе

Please note - Пожалуйста, примите к сведению

We thank you and hope to receive the answer from you soon - Мы благодарим вас и надеемся вскоре получить ответ от вас

In the light of the above we are... - В свете вышеизложенного, мы...

We shall appreciate your cooperation in this matter - Мы будем благодарны за ваше взаимодействие в этом вопросе

We will be obliged for an early reply - Будем признательны за скорый ответ

We are awaiting your reply as soon as possible - Мы ожидаем ответа от вас так скоро, как будет возможно

We would ask you to accelerate your reply - Мы просим вас ускорить ваш ответ

We would ask you to acknowledge the receipt of... - Мы просим вас подтвердить получение...

Thanking you in advance - Заранее благодарим вас

Примеры и образцы официальных писем на английском языке с переводом

Письмо-поздравление

The 18th of October, 2017

October, 19 will be a remarkable day of your 20th anniversary as a member of Powerty Ltd. During these years of work you proved to be a loyal and qualified worker with great potential. We recognize the contribution you make to our company success and wish to congratulate you upon your 20th anniversary.

Уважаемый г-н Браун,

19 октября станет памятным днем вашей 20-летней работы в качестве члена Powerty Ltd. В течение всех этих лет работы Вы показали себя верным и квалифицированным сотрудником с высоким потенциалом. Мы признательны Вам за Ваш вклад в успех нашей компании и хотим поздравить Вас с 20-летней годовщиной.

С уважением,

Арнольд Льюис,

Генеральный директор

Письмо-запрос

Dear Sir or Madam, vWith reference to your advertisement in Daily Magazine could you please send me a more detailed description of your vinyl players. I would also like to know about the discounts that you provide.

Yours faithfully,

Уважаемые Господа,

Ссылаясь на ваше объявление в Daily Magazine, не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших виниловых проигрывателей. Я также хотел бы узнать о скидках, которые вы предоставляете.

С уважением,

Альберт Стюарт

Менеджер по продажам

Письмо-приглашение

Dear Henry Mills,

I would like to invite you to a seminar that, I"m confident, will interest you.

The seminar “IT in Business” held at the Moscow Crocus Congress Centre on June 12 will feature lectures by several key programmers and developers.

I am enclosing 4 tickets for you and your colleagues. I hope that you decide to attend and looking forward to seeing you there.

Managing Director

Уважаемый Генри Миллз,

Я хотел бы пригласить Вас на семинар, который, я уверен, заинтересует Вас.

На семинаре «IT в бизнесе», который состоится в Московском Крокус Конгресс Центре 12 июня, прочтут лекции несколько ключевых программистов и разработчиков.

Я прилагаю 4 билета для Вас и ваших коллег. Я надеюсь, что Вы примете участие в семинаре, и с нетерпением жду встречи с вами.

С уважением,

Андрей Петров,

Управляющий директор

Письмо-жалоба

Electronics Ltd,

I am writing to inform you that yesterday I got my new refrigerator which was delivered by your delivery service. The package was undamaged so I signed all documents and paid the rest of the sum. But when I unpacked it I found several scratches on the front panel. I would like you to replace the item or give me back my money. Please, let me know your decision within 3 days.

Yours faithfully,

Electronics Ltd,

Я пишу Вам, чтобы сообщить о том, что вчера я получил свой новый холодильник, который был доставлен Вашей службой доставки. Упаковка была без повреждений, поэтому я подписал все документы и оплатил оставшуюся сумму. Но когда я вскрыл упаковку, то обнаружил несколько царапин на передней панели. Я бы хотел заменить товар на другой или вернуть назад свои деньги. Пожалуйста, сообщите мне о своем решении в течение трех дней.

С уважением,

Джек Торн

Бонус: лексика на тему «почта»

Некоторые слова, которые пригодятся, если вы захотите отправить или получить посылку, а также, в деловой переписке с интернет-магазином или поставщиком товаров:

Post office – почтовое отделение, почта

Main / head post office – главный почтамт

Mailbox - почтовый ящик

Letter – письмо

Postcard – почтовая открытка

Package - бандероль

Parcel – посылка

Delivery - доставка

First class mail – почтовое отправление первого класса

Express mail – срочное отправление

Air mail - авиапочта

Receipt - квитанция, чек

Notice - уведомление

Stamp / postage stamp – почтовая марка

Envelope – конверт

Address – адрес

Zip code / Postal code – почтовый индекс

Return address – обратный адрес

Postman - почтальон

Courier / delivery guy - курьер

To send - посылать

To send back - посылать обратно

To receive - получать

Теперь вы можете составить официальное письмо на любую тему и с легкостью вести деловую переписку на английском языке.

Важное место в общении с иностранцами занимает деловая переписка на английском . От нее нередко зависит карьера, место жительства и дальнейшая судьба человека. Поэтому следует уделить достаточно внимания тому, как правильно писать деловую корреспонденцию.

1. Проверяйте письма на грамматические и стилистические ошибки. Перед отправкой или распечаткой еще раз полностью перечитайте. Если послание отправляют несколько человек, пусть внимательно прочитает каждый. Также проверьте с помощью автоматических онлайн-сервисов, среди которых В принципе, MS Word последних версий тоже неплохо проверяет отдельные слова, если включена опция «проверка орфографии». Но сервисы, работающие онлайн, иногда способны выявлять и такие ошибки, как неправильное построение предложений.

1. Используйте в деловой корреспонденции только традиционный черный цвет и удобный для чтения размер текста. Общепринятым считается шрифт Times New Roman с засечками на буквах по краям, облегчающими зрительное восприятие. В крайнем случае (использование ссылок на веб-страницы) выделяйте адреса синим цветом. Категорически не следует использовать разные оттенки красного, который сигнализирует об опасности, и подсознательно вызывает раздражение. Тогда как другие цвета могут просто слабо выделяться на белом фоне, и читать утомительно для глаз.

1. Вставлять изображения, фотографии, рисунки и прочую графику можно, только если вы абсолютно уверены, что это необходимо, с учетом специфики деловой переписки. В противном случае графические материалы прилагаются на отдельных листах.

1. Пишите четко и понятно, без сложных предложений или составных глагольных времен. Исключение из этого правила составляют стандартные вводные фразы для различных разделов письма. Но когда уже переходите к сути, прекращайте излишнее красноречие. Если из предложения можно убрать какие-то слова, однозначно сохранив прежний смысл, лучше так и поступить. Уберите предлоги, не изменяющие значение соседних глаголов и существительных. Или используйте другие слова, аналогичные по сути, но не требующие предлогов.

1. Даже при общении с хорошо знакомыми коллегами и партнерами следует соблюдать деловой стиль . Пусть даже вы интересуетесь здоровьем жены и детей собеседника, делайте это вежливо, по всем правилам приличия. Вместо приветствия «Hi» однозначно нужно употреблять «Hallo». Неуместен жаргон, употребление малопонятных местных диалектов наподобие австралийского, шутки и личные комментарии. Все фразы на английском для деловой переписки должны вызывать ощущение принадлежности к бизнесу или корпоративной среде.

1. Не используйте восклицательные знаки. Они смотрятся странно в деловых письмах. А если их много, то еще и девальвируются – адресат перестает воспринимать восклицание, как нечто важное. Но наверняка составит мнение об отправителе, как о неграмотной или некультурной личности.

1. Краткость – сестра таланта. Считается, в хорошем деловом письме должно быть как минимум 5 предложений, чтобы оно не казалось слишком грубым. Стоит ли писать больше – зависит исключительно от насущной необходимости. Пожелание писать коротко также касается слов, предложений и абзацев. Но неуместны сокращения и аббревиатуры, принятые в электронной почте, на форумах или у пользователей смартфонов. Деловая переписка на английском или русском языке также лишена смайликов.

1. Активное действие лучше пассивного. Это касается употребления глаголов в разных формах. Лучше отказаться от пассива, который по-русски называется страдательным залогом. Т.е. писать – John sent me letter, вместо Letter was sent by John. Думайте со стороны активного субъекта , совершающего действие.

Общие правила деловой переписки на английском языке

По-английски пишут во многих странах, с разной культурой и обычаями. Чтобы понять, насколько велики различия, достаточно ознакомиться с нюансами диалекта или .

Стоит ли употреблять сокращенные формы глаголов, наподобие I’m вместо I am? В принципе, это допускается, кроме совсем уж жаргонных выражений gonna и wanna. Но все чуть лучше будет, если вы не поленитесь написать полные формы таких словосочетаний с раздельными словами.

Обязательно следует учитывать национальные и региональные различия, но это больше относится к стилистике, чем к лексикону. Правила делового тона или общепринятой вежливости отличаются даже в том случае, когда английский язык чужой для жителей данной местности. Все равно люди ожидают от иностранца соблюдения местного этикета. Далее рассмотрим наиболее крупные регионы земного шара.

1. Великобритания, Германия, другие страны северной Европы, говорящие на языках германской группы. Здесь этикет наиболее близок к британской традиции. Это классическая деловая переписка на английском, примеры которой приводятся в данной статье. Нужна определенная вежливость, краткая и понятная, часто стандартная, в скромном умеренном стиле. Действует правило «не» – лучше отказаться от речевых оборотов, вызывающих сомнения, и не писать лишнего. Подходят такие слегка заумные фразы, как «Should you have questions», «I would appreciate your efforts», «Please do not hesitate». В общем представьте, что вы находитесь в колледже, где учился Гарри Поттер.

1. США, в меньшей степени Канада, Австралия и Новая Зеландия. Традиционно иммигрантские государства привыкли к более простому общению. Вежливые обороты требуются только при общении со старшими по должности коллегами или важными чиновниками, вершащими человеческие судьбы. В остальных случаях надо четко и понятно изложить суть . Нежелательны словесные конструкции с использованием would, should, could и might.

1. Азиатские страны – Китай, Япония, Корея, Индия, Иран, Аравия. Здесь приветствуются самые вежливые формы обращения, вплоть до некоторой угодливости и пространного словоблудия. Особенно при общении с малознакомыми людьми, налаживании новых контактов. Стоит употреблять обороты, подчеркивающие занятость адресата, ваше беспокойство о затраченных силах и времени с его стороны. Например: «I hope this letter finds you well», «I am sorry for bothering you», «Might I take a few of your time». Это производит благоприятное впечатление на жителей южной и восточной Азии.

1. Африка и южная Америка. По ту сторону экватора и ближе к нему привыкли к более живому, семейному стилю. Но без особой грубости и фамильярности. Неплохо бы поинтересоваться, как поживает уже знакомый партнер или коллега, хорошо ли идут дела у его семьи. Умеренный интерес к личной жизни собеседника помогает устанавливать теплые отношения.

Структура делового письма на английском

• Имя составителя или название организации, с адресом – в левом верхнем углу.
• Имя адресата или название учреждения – после пустой строчки.
• Адрес получателя – пропуская пустую строку после предыдущих данных, обычно занимает несколько строчек.
• Дата отправления – на 1-3 строчки ниже или в правом верхнем углу.
• Основной текст – в центральной части страницы.
• Благодарность и приветствие – без пропуска строки или с пропуском после «тела» письма.
• Подпись.
• Имя человека-автора или название отправившей организации.
• Должность составителя текста.

Отступы в начале нового блока или абзаца не нужно делать. Основной текст разделяют на части по смыслу и для удобства прочтения.

Как правило, текст состоит из следующих частей:

• приветствие;
• основное сообщение;
• закрытие темы;
• прощание с собеседником.

Каждую структурную часть желательно начинать с новой строки. Хорошо структурированное послание удобно читать, легче воспринимается смысл. Единственная проблема – экономия места, если необходимо уложиться в одну или две страницы. Чаще такая необходимость возникает, когда письмо предназначено для распечатки на бумаге. В электронных посланиях нет ограничений по длине, и удобство читателя выходит на первое место по важности.

Стоит ли использовать списки? Да, если таковые облегчают понимание или позволяют выбрать в качестве ответа один вариант. Гораздо проще ответить, указав только номер из списка, чем писать пространное сообщение по всем правилам этикета. Занятый человек, для которого вы не слишком важны, может просто не ответить, если придется долго объясняться с собеседником.

Желательно поскорее указать причину написания письма, чего вы хотите, на какую реакцию рассчитываете. Это тоже повышает шансы, что текст дочитают до конца, и ответят по существу. Не выбросят сразу в мусорную корзину длинное малопонятное послание. Другое дело, если собеседник – ваш хороший знакомый, который наверняка будет читать и отвечать. В таком случае допускаются некоторые вольности.

Обращение и приветствие

Поскольку в английском языке нет родов, по фамилии нельзя понять, какого пола человек. Можно понять по имени, но все равно принято обращаться с явным указанием половой принадлежности. Согласно традиционному этикету, это гораздо лучше, чем какие-либо бесполые обращения, которые возможно в скором времени и распространятся из-за растущего количества трансгендеров.

Если имя получателя корреспонденции известно, обычно обращаются так:

• Dear Mr – к мужчине (мистер);
• Dear Mrs – к замужней женщине (мистресс);
• Dear Ms – к незамужней девушке (мисс).

Если неизвестно, как зовут адресата, обращаются Dear Sir к мужчинам, Dear Madam к женщинам. При неизвестной половой принадлежности ставят оба варианта с косой черточкой между ними – Dear Sir / Madam. Непонятное положение женщины обязывает обращаться, как к незамужней . В приличном обществе отсутствие обручального кольца дает повод считать, что эта персона не замужем. В письменной корреспонденции тоже по умолчанию женщина свободна от брачных уз.

К знакомым людям обращайтесь по имени, без фамилии. Например, «Dear John» или «Dear Mary».

Основной текст

Затем следует коротко указать причину составления письма, сообщить будущую тему или обновить в памяти прежние контакты.

Распространенные вводные фразы выглядят так:

• I am writing to inform / confirm / enquire;
• I am contacting you for;
• In reply to (или In accordance with) your request;
• In answer to your question about – в ответ на вопрос;
• Further to our meeting (потом указать время прошедшей встречи);
• With reference to your letter of / telephone conversation (дальше идет дата прибытия корреспонденции или телефонного звонка);

Не помешает краткая благодарность, если есть за что. Затем пора переходить к главной сути послания, особенно если вы собираетесь о чем-то просить.

Бывает необходимо выразить свои сомнения или недопонимание сложившейся ситуации.

Например:

• We are a little unsure about – выражает легкие сомнения;
• We do not fully understand – неполное понимание;
• Could you possibly explain me – желание разобраться в ситуации.

Если отвечаете, положительный ответ примерно такой:

• I am pleased / delighted to inform you (или to announce) that;
• You will be pleased to know;
• We are delighted to tell about;
• I am able to confirm.

Нередко приходится составлять жалобы. В них используются обороты «to express dissatisfaction with», «to complain about».

Привлечь внимание можно таким образом:

• I would like to underline (или draw your attention);
• Please pay attention – более прямое пожелание взять на заметку;
• Please note – совсем краткое напоминание.

Заключительная часть

Здесь надо еще раз подтолкнуть адресата к желаемым действиям, и культурно закончить общение.

Выходить из заочной беседы помогают следующие выражения:

• We would appreciate your immediate attention to this matter – напоминание, что дело требует неотложного вмешательства или принятия решения;
• If you need / require any additional information, please do not hesitate to contact us – пожелание продолжить переписку, если у собеседника возникнут вопросы;
• I look forward for your answer – более прямое напоминание, что вы ожидаете ответа.

Напоминают о намеченной встрече одним из следующих выражений:

• I look forward to – ожидаю с нетерпением;
• I hope hearing from you soon – надеюсь вскоре от вас услышать;
• meeting / seeing you next Monday / Sunday – встретить / увидеть вас в такой-то день недели.

В качестве последних строк перед подписью широко используются стандартные фразы. Собеседнику с неизвестным именем пишут Yours faithfully или Faithfully yours. Если имя адресата известно, Yours sincerely или Sincerely yours (искренне ваш). Популярное «С уважением» переводится на английский Kind regards. «С наилучшими пожеланиями» у англоязычной публики переводится Best regards. Еще часто употребляются более теплые выражения Best wishes и Warm wishes.

Выражения, которые придают вежливый и официальный тон вашему письму

Извиниться за задержку с написанием ответа вы можете следующим образом: I apologise for not getting in contact with you before now. Также не помешает вкратце упомянуть причину, если она серьезная и уважительная. Впрочем, сослаться на занятость получается практически всегда и у всех. Даже если в реальности человек пролежал все время на диване или побывал на курорте.

Благодарность

За полученную корреспонденцию, онлайн-контакт или телефонный разговор благодарят таким образом: Thank you for letter (for contacting me) of the (дальше идет дата). Благодарить за предыдущее письмо желательно с указанием точной даты его отправления. Адресат может вести обширную переписку со множеством людей, и ему будет трудно сразу вспомнить, о чем идет речь. Более вежливая и пространная форма благодарности: I would like to thank you for your letter. Такое красноречие больше подходит при общении с британскими дворянами и азиатскими гражданами.

О событиях реальной жизни вспоминают с благодарностью так: It was a pleasure meeting you (такого-то числа или в такой-то обстановке). За проявленный интерес благодарят Thank you for enquiring.

Соглашение с условиями

Выразить свое согласие вы можете таким образом: We would be delighted (или happy, glad) to… Если все равно придется согласиться, обычно лучше сделать вид, что это ваше личное решение, которое вызывает у вас положительные эмоции.

Просьба

Просьбы и запросы выглядят приблизительно так:

• Could you please tell me;
• Could you possibly let us;
• Please could you send me;
• We are interested in;
• We would like to receive / obtain;
• Could I ask you a favor;
• I would appreciate;
• I would be grateful (или It would be helpful), if you could.

Сообщение плохих новостей

Отрицательный ответ должен быть максимально вежливым:

• I regret to announce (или to inform);
• We are afraid it would not be possible;
• I am sorry to communicate you;
• Please accept our apologies for;
• Thank you for your understanding;
• Unfortunately I can not (или I am unable).

Такая сравнительно длинная фраза, как «After careful consideration we have decided» может предварять и согласие, и отказ.

Предложение своей помощи

• If you wish, we would be happy to… – если пожелаете, мы радостно…
• Would you like us to – хотели бы вы от нас.
• Let us know whether you would like to – дайте знать, хотите ли вы.

Приложение к письму дополнительных материалов

Как дополнение к основному тексту нередко прилагаются копии документов, фотографии. Ценным письмом с уведомлением о вручении могут высылаться и оригиналы – визы, авиабилеты. В этом случае следует перечислить или хотя бы по одному разу упомянуть все вложения. Это диктуют не только правила деловой переписки на английском , но и элементарное беспокойство о сохранности ценностей.

О дополнительных материалах говорят более-менее прямо:

• We enclose – прилагаем;
• We are pleased to enclose – делаем то же самое, но с удовольствием;
• Attached you will find – обнаружите такие-то вложения;
• Please find attached – просьба найти такое-то приложение, и удостовериться, что оно не пропало.

Используемые аббревиатуры в деловой переписке на английском

В деловых письмах следует использовать только общепринятые сокращения, подходящие по стилю. Категорически не подходят аббревиатуры, принятые в неформальной электронной почте и разных мессенджерах . С другой стороны, многие ранее популярные сокращения явно устарели, и отдают древним Средневековьем. Например, латинское A.D. (года божьего) или B.C. (до рождества Христова). От их использования тоже желательно воздержаться. Вряд ли вам придется описывать события, происходившие до нашей эры.

В различных отраслях и сферах деятельности приняты профессиональные аббревиатуры , которых здесь касаться не будем из-за обширности фактического материала.

Географические сокращения

• Apt – квартира.
• Ave – проспект.
• Bldg – здание, строение, корпус.
• Blvd – бульвар.
• Dr – проезд.
• Р.О. – почта (офис).
• Rd – дорога.
• Rte – шоссе.
• Rw – железная дорога.
• Sq – площадь.
• St – улица.

В Америке еще больше обозначений местности, учитывая национальную специфику с развитием всяких автомагистралей, кемпингов и прочих придорожных гостиниц. Избыток географии и недостаток истории накладывает отпечаток на местный диалект. Также американцы используют аббревиатуры штатов, которые пишутся двумя заглавными буквами. Например, NY – штат Нью-Йорк. Штатов в США больше пяти десятков, так что не будем приводить полностью столь длинный перечень.

Обозначения времени

Англоязычные редко используют временную шкалу с 24 часами в сутках. Принято указывать только в пределах 12, с продолжением a.m. – до полудня, или p.m. – после полудня. Во всем мире широко используют обозначение GMT – Гринвичское среднее время, природное для лондонского пригорода Гринвича, где находится крупная астрономическая обсерватория. Америка пользуется также своими стандартными поясными временами: CST – центральное, EST – восточное, MST – горное, PST – тихоокеанское.

Распространены трехбуквенные сокращения дней недели и названий месяцев.

Примеры готовых писем на английском языке

Если писать приходится часто, или это очень важно и вы плохо знаете английский, стоит воспользоваться одним из готовых шаблонов. Можете даже насобирать их целую папку на диске компьютера. Подставляйте собственные данные, и меняйте текст на свое усмотрение.

Образец с адресом

30 Kievskaya Str

Mr Alexander Roshchin

31 Yaroslavskiy Ave

I am writing to you in regard of your enquiry. Please complete registration in order to get full access. With reference to your telephone call on Tuesday, I would like to let you know details in a new private conversation. I look forward to hear you. Thank you in advance.

Yours sincerely,

Vladimir Nezhdanov

Personal Manager

Прием на работу (для кандидата на рабочее место)

Dear (имя получателя),

I was pleased to know that you accepted the position, and you will be joining our team October 8. You will be working with me for the first month, so you will study well your duties. I am looking forward to your ideas. Don’t hesitate to call or write me if you have any questions. Your attentive chief and mentor.

Имя отправителя

Должность

Увольнение с работы

Dear colleagues,

I should inform you know that I am leaving my position at (название фирмы) on (дата). I have enjoyed my job, and I appreciate the opportunity to work with you. Thank you for the support you have provided me. Even though I will miss you and our clients, I am looking forward. Please keep in touch.

Личное имя

Перенос или отмена встречи на работе

Dear colleagues,

Because of unavoidable circumstances, we have to reschedule our meeting to (дата и время). I hope everyone is comfortable with the new schedule. If anybody has a problem, please inform me. I will wait for all of you. Sorry for the caused inconvenience.

Должность

Итоги статьи

В статье была подробно рассмотрена деловая переписка на английском, примеры которой помогут вам быстро составить необходимое письмо. Стандартные обороты – это хорошо, но не стесняйтесь слегка экспериментировать. Если вы остаетесь в рамках делового стиля и элементарной вежливости, «самодеятельность» говорит лишь о приличном знании иностранного языка и богатстве лексикона. Для работодателей бывает важно нанять сотрудника, умеющего мыслить нестандартно.

» Деловая переписка на английском: 50 полезных фраз

В наш век развития экономики, торговых отношений и бизнеса очень важная роль отводится деловой переписке. Деловые партнеры общаются путем такой переписки, дают отчет, назначают встречи и тому подобное. Сегодня мы расскажем вам о том, как составить деловое письмо и как на него ответить на английском языке. Как писать деловое письмо на английском?

Деловая переписка на английском языке требует определенных норм и правил. Обратите внимание, как принято писать деловое письмо:

• Разделите весь текст на абзацы, не используя красной строки
• Укажите полное имя отправителя или название компании и ее адрес в верхнем левом углу
• С новой строки укажите имя адресата и название компании, которой адресовано письмо, ее адрес с новой строки
• Тремя строками ниже или в верхнем правом углу укажите дату отправления
• Поместите основной текст в центральной части
• Начните главную мысль письма с причины вашего обращения: «I am writing to you to …»
• Завершите ваше письмо словами благодарности («Thank you for your help…») и приветствием «Yours sincerely,» или "Yours faithfully".
• Поместите полное имя автора и должность спустя четыре строки.
• Поместите подпись автора между приветствием и именем.

С правилами мы разобрались, и у вас в голове сложился определенный план написания деловой корреспонденции. Теперь, чтобы написать такое письмо, просто подставляйте пункты данного плана под свой текст. Теперь давайте рассмотрим примеры деловых писем на английском языке.

Пишем деловое письмо по-английски

Предлагаем вашему вниманию образцы деловых писем на английском, которые помогут вам лучше сориентироваться в нашем плане и в написании письма по этому плану. В написании письма старайтесь быть кратким и лаконичным, пишите сразу по делу, без лишних и долгих предисловий. Не забудьте про приветствие и про вежливый тон. Обратите внимание на образец послания с русским переводом:

Mr Andrew Johnson
Lorac-company
Office 408, Entrance 2D
Main Street
London
Great Britain

Mr Johnson (Господин Джонсон),

I’m writing to you to propose you some issues about our common affair (Я пишу вам, чтобы предложить некоторые решения в нашем общем деле). I know where we can find enough people for our construction. (Я знаю, где мы можем найти достаточно людей для нашего строительства). I had spoken with my friend, he is a chief of building company, and he said that he can give us as many builders as we need. (Я говорил со своим другом, он директор строительной компании, он сказал, что может предоставить нам столько строителей, сколько нам нужно). But he would like to get acquainted with you and other our partners. (Но он хотел бы встретиться с вами и другими нашими партнерами).So I scheduled our appointment on Wednesday. (Поэтому я назначил нашу встречу в среду). Please, be kind to come to our office at 7 o’clock. (Пожалуйста, будьте добры прийти в наш офис в 7 часов).

I look forward to get your agreement (Надеюсь получить ваше согласие). My kind regards to your parents and your wife (С наилучшими пожеланиями вашим родителям и супруге).

Yours sincerely,
John Brown
Managing Director

А теперь посмотрим, как можно ответить на такое письмо:

Mr John Brown
Lorac-company
Office 407, Entrance 2D
Main Street
London
Great Britain

Mr Brown (Господин Джонсон),

I’m writing to you to say that I thought about your proposal (Я пишу вам, чтобы сказать, что я подумал над вашим предложением). I think it is very good (Я думаю, что это очень хорошо). If your friend offers us as many people as we need, we manage to finish the construction till January (Если ваш друг предоставит нам столько людей, сколько нам нужно, мы успеваем закончить строительство до января). But I am afraid that our partners won’t be able to come on Wednesday, because they haven’t returned from Paris yet (Но я боюсь, что наши партнеры не смогут прибыть в среду, потому что они еще не вернулись из Парижа). Ask your friend if he agrees to meet us without them (Спросите вашего друга, согласен ли он встретиться с нами без них).

I look forward to get your answer (Надеюсь получить ваш ответ). My kind regards to your family (С наилучшими пожеланиями вашей семье).

Yours sincerely,
Andrew Johnson
Managing Director

Как вы можете убедиться, написать деловое письмо совсем несложно, главное — это соблюдение основных правил.
Примеры деловых писем на английском языке с переводом

Как писать электронное письмо?

Вы уже знаете, что бумажных почтовых писем давно никто не пишет. Это неудобно и хлопотно. С появлением компьютеров и интернета все перешли на электронную почту. Эта штуковина сделала отправку и получение корреспонденции быстрее и легче. К тому же, преимущество электронного письма состоит еще и в том, что к тексту самого послания вы можете прикрепить необходимый файл с документами, отчетом, аудио и видео материалом. Поговорим о том, как писать электронное письмо.

Типы организаций, куда вы хотите отправить сообщение, бывают разные. Обратите внимание на следующие сокращения:

• gov — правительственная организация
• edu — образовательное учреждение
• org — организация
• com — корпорация, компания
• net — интернет-компания
• mil — военное ведомство

«Шапка» электронного делового письма состоит из следующих пунктов:

• to (получатель)
• from (отправитель)
• cc (копии)
• subject (тема)

Начинаются деловые письма в электронном виде со слов Dear… Mr, Mister, а заканчиваются Best wishes или Best regards .

Существуют также правила, характерные для электронного сообщения:

• Не печатайте текст заглавными буквами; получатель может подумать, что вы кричите на него.
• Не выражайтесь грубо.
• Пишите по существу.
• Предупредите получателя о прикрепленных файлах, иначе он может их не заметить.
• Не злоупотреблять сокращениями и смайликами.
• Писать кратко и лаконично.

Вот те основные тенденции написания деловых писем, о которых мы хотели поговорить. Дерзайте и у вас все получится!