Финансовый контроль и ревизия. Ревизия, как основной метод финансового контроля

Ключевые вопросы

Как провести ревизию финансовой системы компании?

Как проревизировать работу с расчетными счетами?

Какой должна быть работа с банковскими выписками?

На что обратить внимание при проведении ревизии расчетов с клиентами?

Что проверить в производственной сфере, проводя аудит финансовой системы?

Как проверить, обеспечивается ли сохранность финансовых документов?

Ревизия финансовой системы — это и необходимость, и одна из первоочередных задач топ-менеджмента. Она требует не бухгалтерских методик, а нестандартного подхода. Цель ревизии финансовой системы — обеспечить стабильное финансово-экономическое положение компании; контроль за расходованием денежных средств; устранить ситуации, когда показатели ликвидности в норме, а компания не может рассчитаться с кредиторами; не допустить злоупотребления со стороны сотрудников, которые часто идут «на поводу» у поставщиков и покупателей. Направления финансовой ревизии представлены на схеме (рис. 1), далее рассмотрим их подробно.

Рис. 1. Основные направления ревизии финансовой системы компании

Предварительный этап

Первое, что необходимо сделать, — определить, кто именно будет проводить аудит финансовой системы компании . Понятно, что в условиях небольшой фирмы выполнить это задание сможет один человек, а в крупной компании должна быть создана рабочая группа ревизоров и аудиторов.

2 необходимых условия для проведения ревизии финансовой системы:

1) ревизор должен быть профессионалом в области учета, финансов, контроля, уметь решать нестандартные задачи;

2) ревизору должна быть обеспечена всесторонняя поддержка топ-менеджмента, доступ к информации любого уровня конфиденциальности.

• отдел продаж;
• отдел снабжения;
• бухгалтерия;
• финансовый отдел;
• планово-экономический отдел;
• отдел внутреннего аудита.

Далее представлен пример анкеты. Перечень вопросов, на которые аудитор желает получить ответы, зависит от видения и профессионализма самого аудитора, специфики предприятия, проблем, которые «лежат на поверхности».

Пример анкеты, которая проводится в рамках ревизии финансовой системы

ООО «Производство»

Анкета-опрос

в рамках ревизии финансовой системы компании

1. Какое должностное лицо в компании несет ответственность за соблюдение компанией платежной дисциплины (своевременную оплату счетов контрагентов)?

2. Какие должностные лица визируют (санкционирую) оплату счетов контрагентов?

3. Какие платежи принято осуществлять (какие счета оплачивать) в первую очередь; в последнюю очередь?

4. Каким образом регулируется ситуация кассовых разрывов, когда в определенный момент времени не хватает средств на расчетных счетах для оплат всех счетов, поступивших в реестре на оплату?

5. Как часто специалисты предприятия, закрепленные за определенными сделками, осуществляют сверку задолженностей с контрагентами?

6. Как часто проводится инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами (покупатели, поставщики, подрядчики и т. п.)?

7. Какие альтернативные мероприятия применяются для нормализации финансового состояния компании?

8. Какие должностные лица (структурные подразделения) ответственны за контроль и сбор дебиторской задолженности?

9. Кто в компании несет ответственность за анализ денежных потоков, анализ затрат, анализ продаж?

10. Кто отвечает за калькуляцию себестоимости, какими документами она подтверждается?

11. Утверждены ли в компании регламенты и методики «Договорная работа», «Положение о бюджетировании», «Кредитная политика» и т. п.? Насколько они действенны, соблюдаются ли, как часто и в каких случаях нарушаются, кто инициатор нарушений, как реагирует руководство на нарушение таких регламентов?

12. Что, по Вашему мнению, необходимо изменить в работе с контрагентами, в финансово-экономической сфере? Есть ли у Вас предложения по оптимизации бизнес-процессов в финансовой системе компании?

13.Считаете ли Вы, что в компании есть:

Лишние, «не нужные» структурные подразделения, отделы и специалисты, которые дублируют чьи-либо функции;

Регламенты, инструкции, которые необходимо отменить;

Должностные лица, мешающие развитию и нормальному функционированию компании?

Почему? (Аргументируйте)

Составил: Аудитор Чайка М. П. Чайка

Аудит и ревизия отдельных вопросов

Управление расчетными счетами

Ревизию финансовой системы необходимо начинать с банковских расчетных счетов. Необходимо проверить, сколько у компании открыто банковских расчетных счетов: их должно быть не менее двух у одного юридического отдела (из-за определенной нестабильности банковского сектора), но и не слишком много, так как большое количество расчетных счетов трудно контролировать . Если у компании более двух расчетных счетов, необходимо выяснить, с какой целью каждый из них был открыт, есть в нем необходимость сейчас, выполняет ли банковский счет ту функцию, для которой он открывался.

Общепринятым в работе с банками считается наличие должностных лиц, обладающих:

• правом первой подписи — топ-менеджмент, директор;
• правом второй подписи — главный бухгалтер, начальник финансового отдела, финансовый директор.

Обратите внимание!

Нельзя допускать, чтобы правом первой и второй подписи было наделено одно лицо — в этом случае будет отсутствовать контроль в момент осуществления платежей, что всегда связано с прямыми финансовыми потерями.

В средних и крупных компаниях правом каждой из подписей должны быть наделены как минимум два должностных лица , например, правом первой подписи — генеральный директор и зам. директора по производству; правом второй подписи — главный бухгалтер и зам. главного бухгалтера. Обусловлено это простым человеческим фактором — болезнь, отпуск, командировка, увольнение одного из должностных лиц, что чревато как минимум задержками оплат (вплоть до штрафных санкций и срыва крупных сделок).

Следующий аспект, требующий проверки — применение электронных ключей для электронного проведения платежей, подтверждающих право первой и второй подписи, при использовании систему «Клиент-банк».

Часто на практике генеральный директор и главный бухгалтер самостоятельно не подписывают каждую платежку, а их электронные ключи находятся у бухгалтеров-операционистов финансового отдела. С одной стороны это, конечно, нарушение, когда большие денежные средства полностью подконтрольны практически рядовому сотруднику. В то же время генеральный директор обычно решает глобальные задачи развития бизнеса, в том числе заключает крупные контрактов, и пересчитывать 150 платежек в день он не может.

В связи с этим задача аудитора — проверить соблюдение требований политики противодействия внутреннему мошенничеству:

• сотрудники, работающие с электронными ключами, должны тщательно проверяться службой безопасности;
• электронные ключи должны храниться в защищенном месте (сейф, комната с сигнализацией, видеонаблюдением);
• круг лиц, обладающих информацией о том, где и в каких условиях хранятся электронные ключи, должен быть максимально ограниченным;
• запрещено хранить пароли от «Клиент-банка» в записях на рабочих столах, в общедоступных местах;
• на компьютерах (рабочих местах), через которые осуществляется доступ в «Клиент-банк», должны работать исключительно сотрудники-операционисты. К таким рабочим местам должен быть ограничен доступ как посторонних лиц, так и сотрудников предприятия, даже смежных отделов. За этими рабочими местами должно быть установлено видеонаблюдение.

Поскольку работа с денежными средствами требует сосредоточенности, внимательности, скрупулезности, в период непосредственного осуществления платежей в системе «Клиент-банк», когда бухгалтер-операционист осуществляет набор реквизитов платежек (сумма, назначение платежа и т. д.), в кабинете не должно быть посторонних, никто и ничто не должно отвлекать сотрудника, все рабочие вопросы необходимо решать либо до, либо после платежей. Целесообразно установить даже специальное время для платежей, например с 14.00 до 16.00, чтобы в этот период никто не звонил и не приходил в кабинет. Если в кабинете находятся и другие сотрудники отдела, они должны соблюдать тишину.

Задача аудитора — проверить, все ли на рабочем месте бухгалтера-операциониста организовано таким образом, чтобы избежать ошибок в момент перечисления денежных средств. Представьте себе ситуацию: денежные средства были перечислены не поставщику за купленный товар, а совершенно незнакомому субъекту. Безусловно, в этой ситуации вина бухгалтера-операциониста, поскольку это он ошибся в цифрах, но если нет надлежащей организации на рабочем месте, то в этом есть и вина руководства.

Аудитору стоит отследить весь цикл оплаты — лично поприсутствовать при осуществлении оплаты через «Клиент-банк» вплоть до отправки платежей и вызова банковской выписки.

Счета в оплату

В оплату бухгалтером-операционистом должны приниматься только надлежаще оформленные и проверенные счета и иные платежные документы , а задача ревизора — проверить, соблюдается ли это требование. Например, начальнику цеха необходимо заплатить подрядчику за ремонт оборудования. Счет за ремонт оборудования должен пройти через:

• бухгалтера по услугам, который проверяет наличие акта выполненных услуг (в случае последующей оплаты);
• специалиста по договорам, который проверяет наличие заключенного договора (в случае предоплаты);
• экономиста, относящего сумму ремонта на определенный проект или бюджетную статью;
• генерального директора или иное уполномоченное лицо, санкционирующее оплату.

Каждый из перечисленных этапов должен подтверждаться визой должностного лица (непосредственно на счете, на специальной заявке на оплату, в электронной карточке на оплату). Только при наличии полного перечня виз бухгалтер-операционист имеет право взять такой счет в оплату и внести его в реестр планируемых платежей. Аудитору важно проверить, всегда ли соблюдается такой порядок (конечно, в каждой компании он специфичен и имеет свои особенности); если не соблюдается, то почему; какова сумма счетов, по которым не соблюдался установленный порядок. Возможно, понадобится провести отдельное предметное расследование в данном направлении.

Повторные оплаты

Аудитор должен проверить, какие меры принимаются с целью недопущения повторных оплат за одну и ту же сделку и кто несет ответственность, например, в случае, если:

• поставщику за одну и ту же продукцию первый раз заплатили по факсовой копии счета, второй раз — по оригиналу;
• первый раз заплатили по счету, второй раз — по накладной.

Для предотвращения подобных ситуаций важно организовать двойной контроль, например, сначала поступивший в оплату счет проверяет бухгалтер-материалист на предмет возможных задвоений, второй раз — бухгалтер-операционист. Недопустимо в данном случае всю ответственность возлагать только на одно лицо.

Работа с банковскими выписками

Также ревизор проверяет, как организована в компании обработка банковских выписок, насколько она эффективна, нет ли упущений, достаточен ли контроль.

4 основных правила работы с банковскими выписками:

1) финансовая служба должна обеспечить поступление банковских выписок по всем открытым счетам компании в первой половине рабочего дня, в идеале — в первые часы работы (распечатать из системы «Клиент-банк», забрать из отделения банка);

2) полученные банковские выписки бухгалтер-операционист в первую очередь должен сверить с реестром проведенных платежей, проверить, сходится ли проплаченная сумма, сумма остатка, не было ли несанкционированных списаний со счета, и только после этого отдавать на обработку другим специалистам (бухгалтеру-материалисту, бухгалтеру по реализации, главному бухгалтеру);

3) операции по банку должны отображаться в учете не позднее следующего дня, после того как платежи были проведены;

4) главный бухгалтер или начальник финансового отдела должен проконтролировать, все ли суммы оплат и поступлений, отображенные в банковской выписке, взяты в учет соответствующими бухгалтерами (бухгалтером по услугам, бухгалтером по реализации, бухгалтером-материалистом).

Если эти требования не выполняются, возможны следующие ситуации:

• компания заплатила за поставку запчастей, но бухгалтер-материалист не внес уплаченную сумму в карточку учета, в итоге компания заплатила за эти материалы дважды, либо вообще все забудут, что когда либо за них платили, поскольку в учетной системе будет отсутствовать информация;
• компания получила предоплату за продукцию (согласно сбытовой политике компания начинает производство заказанной продукции только после предоплаты), предоплату никто «не увидел», в информационной системе не провел, следовательно, в план производства не поставил, клиент приехал на отгрузку в сроки, оговоренные договором, а вам нечего отгружать, результат — штрафные санкции и потеря клиента.

Дифференциация клиентов

Финансовой политикой компании, как правило, устанавливается дифференциация цен различным категориям клиентов. Она обусловлена периодом работы с покупателем, географическим регионом, объемом закупок и иными факторами. Задача аудитора — установить , является ли такая дифференциация типовой для клиентских категорий, не носят ли скидки и иные льготы индивидуальный характер , не т ли исключени й или значительны х отклонени й , поскольку в данной сфере возможны как значительные финансовые махинации, так и халатность некомпетентных менеджеров по продажам.

В первую очередь аудитор должен проверить, существуют ли утвержденные регламенты и правила, которые устанавливаю т порядок применения прайс-листов, цен, скидок и иных льгот , прописаны ли в них:

• группы клиентов, для которых будет применяться дифференциация цен;
• критерии, согласно которым тот или иной клиент/покупатель будет отнесен в одну из групп;
• процедура изменения принадлежности клиента к ценовой группе, изменения цен, применения скидок (какие документы и кто оформляет, кто утверждает, кто контролирует). Приемлемый вариант — документы о присвоении ценовой группы клиенту оформляет менеджер по продажам, визирует начальник отдела продаж, но утверждает исключительно генеральный директор. Недопустимо присвоение ценовой группы клиенту руководителем отдела продаж, а тем более самим менеджером по продажам.

При этом аудитор:

• устанавливает, каким образом были присвоены ценовые группы тем или иным клиентам и покупателям;
• берет комплект отгрузочных документов — счет, накладную, спецификацию к договору — и проверяет соответствие указанных в них цен присвоенной ценовой группе клиента.

2 варианта разделения полномочий при выписке счетов

1. Счета на оплату/предоплату выписывают сотрудники финансового отдела или бухгалтерии, а не менеджеры по продажам, как общепринято — это позволит контролировать отпускные цены. Такой вариант подходит для компаний, работающих с оптовиками, дилерами и дистрибьюторами; в рознице это излишне. В этом случае сотрудник финансового отдела, прежде чем выставить счет, обязан проверить, действительно ли клиент имеет право на ту цену/скидку, которую указал менеджер отдела продаж. Если клиент согласно ценовой политике компании не имеет право на такую скидку, счет не выписывается, соответственно, сделка по сниженной цене не совершается. Это дисциплинирует отдел продаж.

Стоит наделить полномочиями по выписке счетов финансовый отдел, если имели место случаи мошенничества с ценами в отделе продаж, получения «откатов» от «благодарных» клиентов или есть подозрения на внутреннее мошенничество.

2. Полномочия по выписке счетов разделены между финансовым отделом и отделом продаж (более простой вариант). Счет по обычным ценам, без скидок и иных льгот выписывает менеджер по продажам, счет со скидками выписывает только сотрудник финансовой службы. Это можно организовать в автоматизированной системе и отслеживать, кто из сотрудников какие счета и в какой ценовой группе выписывал.

При проведении ревизии финансовой системы особое внимание необходимо уделить взаимоотношениям компании с крупными дистрибьюторами и торговыми сетями, которые, как правило, постоянно требуют от продажных подразделений дополнительных скидок, компенсации за неликвиды, моральное устаревание продукции, потерю товарного вида, недостачу или повреждение при перевозке и т. п. Аудитор должен убедиться, что в подобных ситуациях решения принимаются не отделом продаж единолично, а при участии юридической и бухгалтерско-экономической служб.

Порядок расчетов

Аудитору важно проконтролировать, соблюдается ли в компании платежная дисциплина покупателями, каким образом принимается решение о том, что конкретному клиенту предоставляется отсрочка, кто определяет срок отсрочки, что является основанием для принятия решений об отсрочке, кто несет за это ответственность, продолжается ли отгрузка тем контрагентам, которые уже нарушили свои обязательства, насколько весомую часть занимают просрочки в оплате.

В первую очередь необходимо обратить внимание, как и при проверке ценовой дифференциации клиентов, на то, существуют ли строго определенные группы клиентов, к которым будет применяться тот или иной порядок расчетов (предоплата, оплата по факту, отсрочка), насколько четко определены признаки, согласно которым клиент будет отнесен к определенной группе, какова процедура изменения принадлежности клиента к группам, а также правила установления лимита дебиторской задолженности.

Проверка осуществляется в следующей последовательности (рис. 2).

Рис. 2. Проверка соблюдения платежной дисциплины

Еще один аспект, требующий аудирования, — процедур а проверки контрагента, которому планируется предоставить отсрочку . Ответственность в данном случае должен нести не сотрудник отдела продаж, а сотрудник финансового отдела, юрисконсульт, сотрудник службы безопасности. Решение о предоставлении отсрочки особо крупным покупателям должно приниматься коллегиально.

3 показателя , которые должны быть выполнены для отгрузк и с отсрочкой платежа:

клиент отнесен к группе, которой возможна отгрузка в долг;

у клиента отсутствует текущая дебиторская задолженность либо дебитор не превысил максимально установленного лимита суммы отсрочки;

в истории клиента и на текущую дату у клиента перед компанией нет просроченной задолженности.

Оперативность и правдивость финансовых данных

Аудитор в ходе проверки финансовой системы должен определить, насколько оперативно компания реагирует на вопросы клиентов, решает недоразумения и конфликтные ситуации с поступлением оплаты от клиентов, поддерживает актуальность данных в учетной системе.

Ситуация 1

Покупатель утверждает, что осуществил предоплату, но поступление денежных средств по банковской выписке специалист не видит.

Недальновидный финконтролер сочтет, что это не его проблема, поскольку отсутствие денежных средств означает отсутствие отгрузки. Но ему необходимо помнить, что недовольный клиент — потерянный клиент, поэтому задача финансового подразделения компании — сделать так, чтобы поступления денежных средств от покупателей происходили максимально быстро.

• пользуется ли компания услугами «Клиент-банка» для оперативного контроля поступлений от клиентов;
• рекомендует ли менеджер по продажам, выставляющий счет покупателю, осуществлять оплату в тех банках, срок зачисления денежных средств через которые минимальный;
• если большинство покупателей в компании — физические лица, заключен ли договор с банком на установку платежного терминала — в таком случае клиент сможет осуществить оплату платежной картой в офисе компании, не будет затрачено время на поездку в банк и зачисление денежных средств на текущий счет.

Ситуация 2

Для планирования ожидаемых поступлений от клиентов финансовые специалисты используют базу данных выставленных счетов (особенно актуально при работе по предоплате).

• установлен ли срок, в течение которого счет является действительным, указан ли этот срок на самом счете, в договоре, на сайте компании и т. д. Установка срока действительности необходима, поскольку, указав определенную цену в счете, компания должна реализовать товар по этой цене. Если клиент оплачивает счет позже регламентированного срока, компания, во-первых, несет валютные риски, связанные с колебаниями на валютном рынке, во-вторых, у компании уже может не оказаться товара, за который сделана предоплата, в результате могут затягиваться сроки поставки, возникает риск штрафных санкций. Как правило, срок действия счета — от 1-го до 10-ти дней.
• все счета на предоплату, выставленные более 3-х рабочих дней назад, должны быть либо оплаченными, что требует контроля, либо аннулированными. Счета, которые не оплачены, не аннулированы и срок действия которых не истек — это ожидаемые поступления. При аннулировании счета товар снимается с резервирования.

Ситуация 3

Несвоевременно «закрыт» отчетный период.

Структурные подразделения компании, включая учетно-финансовые, должны сдавать отчетность в срок до 10-ти дней от даты окончания отчетного периода. Ревизору необходимо удостовериться, что срок закрытия отчетного периода и сдачи отчетности соблюдается. Если не соблюдается, то важно выяснить причину проблем — несвоевременно предоставляется информация от других структурных подразделений, проблемы с программным обеспечением, низкая квалификация персонала, недостаточное количество персонала, загруженность другой работой.

Работа бухгалтерии

Аудитору необходимо определить, кто фактически осуществляет в компании руководство финансовой службой . Как правило, это или финансовый директор, или начальник финансового отдела. Часто эту должность занимают специалисты, которые в прошлом работали главными бухгалтерами.

Важно!

Главный бухгалтер — это профессионал в области строго регламентированного бухгалтерского учета, налогового и прочего законодательства, а его главная задача — по заранее разработанной государством методике составить и сдать отчет именно государству, проследить за своевременной уплатой налогов и расчетами с партнерами. Бухгалтер всегда работает постфактум, на основании предоставленных ему первичных и иных документов, подтверждающих уже свершившиеся хозяйственные операции.

Топ-финансист, наоборот, должен самостоятельно или с помощью подобранной команды разрабатывать финансовые показатели, строить стратегии, заниматься планированием, прогнозированием, бюджетированием, видеть и анализировать альтернативные финансовые решения.

Имея на должности главного финансиста бывшего бухгалтера, компания рискует, что чисто бухгалтерские функции будут превалировать над финансовыми, а главной задачей финансовой службы станет бухгалтерская и налоговая отчетность, но никак не управленческая. Изложенное вовсе не означает, что из главного бухгалтера будет плохой топ-финансист; тем не менее, необходимо подходить к данному аспекту с осторожностью.

На крупных производственных предприятиях бухгалтеры цехов подотчетны руководству цехов и не являются независимыми: они заинтересованы в обслуживании потребностей своих цехов, а не всего предприятия, как следствие — предвзятая калькуляция затрат и неверные ценовые решения. Аудитору следует обратить внимание, нет ли искажений финансовой информации именно со стороны цеховых бухгалтеров.

Финансы в маркетинге

Специалисту, ревизирующему финансовую сферу, важно убедиться, нет ли в компании противоречий и конфликтов между руководством финансовой службы и начальником отдела маркетинга/директора по маркетингу. Это мешает развитию компании, расширению рынков сбыта, приводит к потере прибыли.

Планируя, финансируя и анализируя расходы, связанные с рекламой и маркетингом, главному финансисту, главному маркетологу, аудитору необходимо:

1) получить следующие данные:

• ожидаемый эффект, выраженный в количественном показателе;
• общий объем необходимых ресурсов;
• планируемые сроки внедрения мероприятий и реализации проекта;
• контрольные точки/промежуточные итоги;
• причины отклонений от намеченных планов и результатов;

2) получить показатели эффективности:

• расходы на продвижение продукции по отношению к выручке от реализации, %;
• расходы на продвижение продукции по отношению к валовой прибыли, %;

3) проконтролировать расходы на продвижение путем проверки на соответствие бюджетам.

Задача аудитора — проверить, действительно ли маркетинговые мероприятия финансировались на основе указанных показателей.

Правильное взаимодействие и взаимопонимание между финансовым директором и директором по маркетингу важно еще и потому, что расходы на рекламу, маркетинг и PR - это та сфера, которая при недостаточности денежных средств, сложностях в компании финансируется по остаточному принципу или вообще не финансируется. Это может сказаться на спросе на продукцию, узнаваемости торговой марки, стать причиной имиджевых потерь и старения бренда, что еще больше усугубит кризис в компании, если он уже имеет место. Понятно, что в первую очередь необходимо заплатить налоги и зарплату работникам предприятия, а не закупить рекламные буклеты и визитки, тем не менее, важно найти «золотую середину».

Производство

При определенных финансовых обстоятельствах для предприятия наименее затратным выходом будет простой отдельного цеха либо предприятия в целом. Однако у большинства «производственников», в том числе топовых, простой/остановка производства ассоциируется с закрытием предприятия, хотя на самом деле часто такой подход, наоборот, помогает сохранить предприятие, пережить кризис. Некомпетентные руководители не хотят останавливать производство, не понимая, что своими действиями они втягивают компанию в долгосрочные финансовые трудности.

Аудит финансовой системы позволит выяснить, если компания была или сейчас находится в трудном финансово-экономическом положении, поднимался ли вопрос об остановке производства на определенное время, каким образом было принято решение в ту или иную сторону, какими документами и расчетами подкреплялось решение. Аудит данного вопроса должен проводиться в тесной взаимосвязи с юристом компании, поскольку имеет большое количество правовых «подводных» камней.

Инициатором остановки предприятия могут и должны стать должностные лица в зависимости от источника проблем (рис. 3), а ревизору необходимо проанализировать, насколько финансово взвешены были их решения.

Рис. 3. Кто и по каким причинам принимает решение о простое

Перед оформлением распорядительных документов, связанных с простоем, целесообразно рассчитать финансовый результат от простоя, вернее, затраты на продолжение производства и затраты на остановку производственного процесса. Ориентировочный расчет представлен ниже.

Пример расчета целесообразности простоя

ООО «Производство»

Проверочный расчет финансовых затрат

на предмет целесообразности простоя

Расчетный период: 01.07.2015-31.07.2015

Причина простоя — низкий уровень продаж

Аудитор Чайка М. П. Чайка

Укрупненный расчет показывает, что работа предприятия требует 20 550 тыс. руб, в то время как простой — только 4300 тыс. руб. Методика данного расчета актуальна для случая остановки производства в результате отсутствия рынков сбыта, резкого падения объемов продаж, поскольку произведенная продукция будет лежать на складе и поступления финансовых ресурсов не обеспечит.

Человеческий фактор

В ходе ревизии финансовой системы квалифицированному аудитору параллельно с вышеописанными аспектами контроля необходимо обратить внимание на наличие в компании зависимости от действий ключевых сотрудников. Если такая зависимость действительно имеет место, аудитор должен настаивать на проведении комплекса мероприятий:

• выявление ключевых сотрудников и определение степени их влияния на функционирование компании;
• разработка системы стимулирования лояльности к компании ключевых сотрудников;
• созданию кадрового резерва и плана замещения ключевых сотрудников в случае их расчета, а также болезни, отпуска.

Сохранность документации

Ревизия финансовой системы — это ревизия документов, имеющих отношение к финансам, как на бумажных, так и на электронных носителях. Аудитор должен обращать внимание не только на содержание документов, но и на аспекты, связанные с сохранностью документов, возможности их подделки, хищения, утечки конфиденциальной информации. Халатное отношение к документации может стать причиной негативного заключения по обязательному аудиту, а непредставление первичных документов при проверках, например, налоговыми чревато штрафными санкциями; отстоять свои интересы в суде без документов также не получится.

Аудитору стоит обратить внимание, каким образом осуществляется:

• хранение документов после закрытия отчетного периода;
• имеется ли специально отведенное место для надежного хранения документов, насколько оно доступно, не является ли оно пожароопасным, оборудован ли такой архив видеонаблюдением, системами пожаротушения;
• применяется ли пропускная система для нахождения в помещениях, где хранятся финансовые документы, насколько она действенна, кто несет ответственность;
• при нехватке офисных площадей для полноценного архива, рассматривался ли вопрос о том, чтобы воспользоваться услугами специализированных аутсорсинговых компаний;
• каким образом происходит уничтожение документов (например, «первички», договоров, финпрогнозов, платежных календарей, калькуляций себестоимости и т. п.) по истечению установленного срока их хранения, черновиков, предварительных вариантов, в которых тоже может содержаться важная конфиденциальная информация.

Что касается программных средств компании, аудитору необходимо проверить, насколько качественной и защищенной является компьютерная среда в компании:

• кто, в какие сроки, каким образом вносит пароли, насколько они защищены;
• в каких условиях работают серверы компании, насколько они защищены (антивирусами, от физического повреждения), установлены ли в таких помещениях видеонаблюдение, пропускная система, сигнализация, системы пожаротушения и т. д.;
• достаточно ли для полноценного функционирования компании используемого программного обеспечения (далее — ПО) либо необходимо внедрить более прогрессивные, функциональные, позволяющие в автоматизированном режиме получать больший объем данных. По завершении ревизии финансовой системы аудитор уже понимает, чего именно не хватает в программном отношении, на каких именно участках финансовой работы необходимо обновить либо внедрить принципиально новое ПО;
• кто занимается обслуживанием ПО (программист в штате компании, сторонняя фирма); стандартизированное ли ПО или прописывалось и настраивалось под специфику компании.

Если ПО стандартное, программисту легко найти замену. Если же ПО специфическое, новому программисту понадобится время на то, чтобы понять, как функционирует система и каким образом исправить программную ошибку. А это уже чревато срывом платежей, невозможностью своевременно увидеть оплаты от клиентов, которые требуют отгрузки, и т. п.

Аудитор должен вплотную провести работу с IT-подразделением, определить проблемные зоны, наметить конкретные мероприятия по устранению недочетов, конечно, с привлечением ключевых финансовых специалистов.

Ревизия ревизий

В ходе аудита финансовой системы проверяющий специалист должен рассмотреть:

• заключения и рекомендации аудиторов, как внешних, так и внутренних, по результатам аудиторских проверок, желательно за несколько лет;
• результаты проведенных инвентаризаций и ревизий отдельных сфер хозяйственной деятельности. Как правило, их достаточно много в сфере учета товарно-материальных ценностей, основных средств, незавершенного производства.

Аудитору важно понять, какие проблемные зоны были выявлены, какие мероприятия были намечены, выполнены или не выполнены, кто саботировал процесс, в чем причина (возможно, предлагаемые меры были нежизнеспособными либо «невыгодными» для отдельных сотрудников.

Выводы

• Если руководство поставило перед экономистом либо финансистом задачу провести ревизию финансовой системы, важно не ограничить свои возможности оборотами по дебету и кредиту, стандартными государственными инструкциями. Важно взглянуть на ситуацию шире, охватить широкий спектр вопросов.
• В процессе выполнения контрольных мероприятий важно донести, что цель ревизии — не наказать и оштрафовать коллег, а оптимизировать работу компании, найти скрытые резервы, исключить дублирование функций, минимизировать затраты, обеспечить сохранность финансовых ресурсов, максимизировать прибыль.
• Все выявленные в процессе ревизии недочеты должны быть устранены.

Основной метод финансового контроля - ревизия, то есть наиболее глубокое и полное обследование финансово-хозяйственной деятельности предприятий, организаций, учреждений с целью проверки ее законности, правильности и целесообразности.

Ревизия призвана установить законность, достоверность, целесообразность и экономическую эффективность совершенных хозяйственных операций.

Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера и иных лиц, на которых в соответствии с законодательством РФ и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление.

В словосочетании «контроль и ревизия» первое понятие является общим и абстрактным, а второе - частным и конкретным. Если экономический контроль связан со всеобщим регулированием общественных отношений, то ревизия выступает всегда конкретной формой такого регулирования как в пространстве, так и во времени.

Ревизия - форма последующего контроля, представляющая собой систему взаимосвязанных документальных и фактических приемов контроля.

Цель ревизии - осуществление контроля над соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных и финансовых операций, их обоснованностью, наличием и движением имущества и обязательствами, использование»» материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

Объекты ревизии - все государственные органы (в том числе их аппараты) и учреждения в Российской Федерации, государственные внебюджетные фонды, а также органы местного самоуправления, предприятия, организации, банки, страховые компании и другие финансово-кредитные учреждения, союзы, ассоциации и иные объединения (независимо от видов и форм собственности), если они получают, перечисляют и Используют средства из федерального бюджета или используют федеральную собственность либо управляют ею, а также имеют предоставленные федеральным законодательством или федеральными органами государственной власти налоговые, таможенные и иные льготы и преимущества.

27. Общая классификация ревизий.

Ревизии классифицируются по различным признакам.

В зависимости от ревизующих органов различают ревизии: 1) вневедомственные. Осуществляют органы государственного и общест­венного контроля, наделенные контрольными правами по отношению ко всем организациям независимо от их ведомственной подчиненно­сти (налоговые и другие органы); 2. ведомственные. Назначаются распоряжением руководителя выше­стоящей организации или учреждения и проводятся контрольно-ревизионным аппаратом министерств, ведомств, служб; 3. внутрихозяйственные. Осуществляются работниками объединения в отношении деятельности внутренних структурных подразделений, не имеющих юридической самостоятельности.

Смешанные ревизии назначаются органами ведомственного, государствен­ного и общественного контроля и осуществляются ими одновременно.

- По признаку полноты проверки различают следующие ревизии: 1. полную. Охватывает проверкой все виды финансово-хозяйственной деятельности организации; 2. частичную. Охватывает лишь отдельные виды деятельности или хо­зяйственных операций (кассовые, расчетные, товарные, производст­венные и т. п.).

- По организационному признаку ревизии бывают: 1. плановыми - проводятся за определенный период времени (один, два или три года), охватывают проверкой все виды финансово-хозяйственной деятельности (полные ревизии), предусмотрены соот­ветствующим планом; 2. внеплановыми - проводятся в отдельных случаях, по разным причи­нам: выявление недостач; наличие сигналов о недостатках в работе, нарушениях и злоупотреблениях; контроль качества ревизии и т. п.; 3. перманентными - проводятся непрерывно контрольным аппаратом объединения в структурных подразделениях.

- В зависимости от звенности ревизуемых объектов ревизии подразделяются: 1. на отраслевые - включают проверку деятельности организаций всей отрасли (легкой промышленности, здравоохранения и пр.); 2. сквозные - проводятся, когда ревизуется деятельность всех организа­ций одного звена управления; 3. однозвенные - проводятся, когда проверяется деятельность одного хозяйственного звена, например склада.

- Исходя из полноты проверки хозяйственных операций различают следую­щие ревизии: 1. сплошные - проверка всех без исключения хозяйственных операций, записей в учетных регистрах за весь ревизуемый период; 2. выборочные - проверка хозяйственных операций и записей в учетных регистрах только за определенные ревизором промежутки времени; 3. комбинированные - сочетают сплошные и выборочные проверки от­дельных хозяйственных операций.

- В зависимости от полноты проверки деятельности организации ревизии подразделяются: 1. на комплексные - проводятся с целью проверки торговой и финансо­во-хозяйственной деятельности организации и ее структурных под­разделений бригадой специалистов различных профессий. Участие в ревизии специалистов в различных областях знаний позволяет вы­явить все недостатки деятельности организации, вскрыть резервы улучшения ее производственной и финансовой деятельности; 2. некомплексные, т. е. ревизии хозяйственно-финансовой деятельности организации, проводимые одним ревизором; 3. тематические - проводятся при проверке отдельных сторон деятель­ности предприятия, отрасли для детального изучения некоторых во­просов хозяйственно-финансовой деятельности. Темами таких реви­зий, например, могут быть: "Ревизия сохранности имущества", "Реви­зия состояния расчетов", "Ревизия кассовых операций".

- По источникам контрольных данных различают следующие ревизии: 1. фактические - проводятся преимущественно по данным осмотра объ­ектов в натуре и направлены на выяснение законности и целесооб­разности использования ресурсов обычно в ходе осуществления хозяйственных операций; 2. документальные – проводятся преимущественно по документальным данным и представляют собой чаще всего форму последующего контроля.

Перечисленные виды ревизий при рациональной их организации обеспечивают сохранность имущества, предупреждают факты злоупотреблений, повышают эффективность работы субъектов предпринимательской деятельности.

Ревизия — это основной метод , она осуществляется с целью установления законности финансовой дисциплины на конкретном объекте. Законодательство закрепляет обязательный и регулярный характер ревизии. Она проводится на месте и основывается на проверке первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, фактического наличия денежных средств. Как правило, ревизии проходят на основе заранее составленной программы работы ревизоров, которые наделены широкими правами: проверять на ревизуемых предприятиях первичные документы, бухгалтерскую отчетность, планы, сметы, фактическое наличие денег, ценных бумаг; проводить частичные или сплошные инвентаризации, опечатывать склады, кассы; привлекать специалистов и экспертов для проведения ревизии и др.

По времени осуществления ревизии бывают плановые и внеплановые. В основном ревизии проводятся в соответствии с планом, который составляется в вышестоящих органах, министерствах и ведомствах. Плановые ревизии в производственной сфере проводятся не реже одного раза в год, а в непроизводственной сфере — не реже двух раз в год.

По обследуемому периоду деятельности ревизии бывают фронтальные и выборочные. При фронтальной (полной) ревизии проверяется вся финансовая деятельность субъекта за определенный период. Выборочная (частичная) ревизия представляет собой проверку финансовой деятельности только за короткий период времени.

По объему деятельности ревизии подразделяются на комплексные, при которых проверяется финансовая деятельность данного субъекта в различных областях, и тематические, которые сводятся к обследованию какой-либо сферы финансовой деятельности.

Юридическое значение акта ревизии

По окончании ревизии членами комиссии составляется акт ревизии — документ, имеющий важное юридическое значение. Он подписывается лицами, производившими ее, а также руководителем и главным бухгалтером проверяемого юридического лица.

В акте ревизии указываются ее цели, основные результаты проверки, выявленные факты нарушения финансовой дисциплины, указываются причины, повлекшие данные нарушения, а также виновные в них. Если у руководителя или главного бухгалтера имеются замечания и возражения, то они приобщаются к акту ревизии. На основе ее акта принимаются меры по устранению выявленных нарушений финансовой дисциплины, к возмещению причиненного материального ущерба, виновные привлекаются к ответственности, разрабатываются предложения по предупреждению нарушений. В случае необходимости в ходе ревизии составляется промежуточный акт, а материалы ревизии направляются следственным органам для возбуждения уголовного дела. Руководитель проверяемой организации должен принять меры к устранению выявленных нарушений до окончания проведения ревизии.

Акты ревизий, проведенных в порядке ведомственного контроля, предоставляются Министерству финансов РФ, финансовым органам субъектов РФ и местным органам по их требованию.

Ревизия выступает одним из важнейших методов финансового контроля и представляет проверку финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций за отчётный период.

Слово «ревизия» от латинского revision, т.е. «пересмотр». Существует много определений понятия «ревизия». Документальная ревизия представляет собой контрольное изучение ранее произведённых хозяйственных операций с точки зрения их законности, достоверности и экономической целесообразности.

По мнению В. А. Хмельницкого «ревизия представляет собой пересмотр реально выполненных финансовых операций и хозяйственных процессов, осуществляемых субъектами предпринимательской деятельности, в сопоставлении с установленными законодательными нормами, правилами, нормативами, инструкциями и т. д. Для установления их законности, достоверности, целесообразности и экономической эффективности».

Ревизия по времени осуществления относится к последующему контролю и проведению путём сплошной или выборочной проверки совершённых хозяйственных операций по данным первичных документов, записей в учётных регистрах и отчётности. Она объединяет в себе фактический и документальный контроль, что позволяет наиболее полно и глубоко проверить результаты производственной и хозяйственно-финансовой деятельности предприятий (объединений), организаций и учреждений, эффективность использования находящихся в их распоряжении материальных, финансовых и трудовых ресурсов.

В ходе ревизии изучаются все стороны хозяйственно-финансовой деятельности проверяемых предприятий, организаций и учреждений, что не является обязательным, при осуществлении других способов хозяйственного контроля.

В отличие от других способов хозяйственного контроля - ревизия имеет чёткий правовой статус, определяющий границы её распространения, сроки проведения, права и обязанности лиц, проводящих ревизию и должностных лиц, деятельность которых проверяется, порядок оформления и рассмотрения результатов ревизии.

Следовательно, ревизия - это способ последующего контроля за производственной и хозяйственно-финансовой деятельностью предприятий (объединений), организаций и учреждений, в процессе которого устанавливаются законность, достоверность и экономическая целесообразность совершённых хозяйственных операций, ведения бухгалтерского учёта в соответствии с действующими положениями и нормативно-законодательными актами, а также достоверность учётных и отчётных показателей.

Основными задачами ревизии являются: выявление хозяйственных и финансовых нарушений, хищений, бесхозяйственности; установление причин и условий, способствующих хозяйственным нарушениям, злоупотреблениям и хищениям, виновных в этом должностных лиц; принятие мер по возмещению причинённого ущерба, как в процессе ревизии, так и после неё; выявление неиспользованных резервов, повышения эффективности производства.

В процессе ревизии фиксируются только документально подтверждённые факты злоупотреблений, бесхозяйственности, халатного отношения к исполнению служебных обязанностей, нарушений финансовой дисциплины, требований действующего законодательства, нормативных положений и инструктивных указаний, причин, условий возникновения и последствий нарушений; выявляются неиспользованные резервы эффективности производства; проверяется система обеспечения сохранности хозяйственных средств, а также соблюдения действующих стандартов по учёту и отчётности и т.д.

В зависимости от органов, осуществляющих ревизии, их подразделяют на ведомственные, вневедомственные и внутрихозяйственные.

Ведомственные ревизии производятся контрольно-ревизионным аппаратом вышестоящих органов (министерств, государственных комитетов и ведомств) в подведомственных им предприятиях, организациях, учреждениях.

Вневедомственные ревизии производятся контрольно-ревизионным аппаратом органов государственного контроля, наделённых контрольными правами по отношению к предприятиям, организациям и учреждениям всех отраслей экономики, независимо от их ведомственной подчинённости.

Внутрихозяйственными являются ревизии, проводимые внутри предприятия (объединения). Они, как правило, контролируют деятельность входящих в состав предприятия (объединения) структурных подразделений, не имеющих юридической самостоятельности.

По организационному признаку ревизии могут быть плановыми и внеплановыми. Плановые ревизии проводятся в соответствии с планом ревизионной работы. Вышестоящие органы планируют ежегодное проведение ревизий в подведомственных предприятиях и организациях, а в бюджетных организациях и учреждениях, не осуществляющих непосредственно хозяйственных операций - не реже одного раза в два года.

Внеплановые ревизии планом не предусматриваются, а проводятся при необходимости. Такие ревизии могут быть вызваны неблагополучным положением дел на отдельном предприятии, при обнаружении фактов хищений и злоупотреблений, по просьбе судебно-следственных органов и т.д. При расследовании некоторых преступлений, особенно хищений денежных средств и имущества ревизия проводится в обязательном порядке. Материалы такой ревизии дают возможность следственным органам установить лиц, виновных в злоупотреблениях, способы совершения хищений и суммы материального ущерба.

В зависимости от полноты проверки деятельности предприятия ревизии подразделяются на комплексные, не комплексные и тематические.

Комплексными считаются ревизии, при которых проверяются все стороны деятельности предприятия, его производственная и финансово-хозяйственная деятельность.

Комплексная ревизия осуществляется бригадой, в состав которой кроме бухгалтера - ревизора входят специалисты, знающие экономику и технологию производства, организацию труда и другие вопросы производственной и финансово-хозяйственной деятельности. Участие в комплексной ревизии специалистов по различным областям знаний позволяет выявить резервы улучшения производственной и финансовой деятельности предприятия, способствует дальнейшему повышению эффективности производства.

Не комплексной называется ревизия, проводимая одним ревизором (обычно специалистом по бухгалтерскому учёту и финансам), при которой проверяется хозяйственно-финансовая деятельность. Не комплексные ревизии не позволяют в полной мере выявить состояние ведения производства, уровень внедрения достижений научно-технического прогресса и передовых технологий, поэтому они менее эффективны по сравнению с комплексными ревизиями.

Тематическими считаются ревизии, проводимые в целях проверки состояния отдельных разделов (частей, участков экономической и социальной деятельности предприятий или организаций. Такие ревизии назначаются для детального изучения соответствующих тем (вопросов), разработок и конкретных мероприятий по устранению выявленных недостатков. Темами таких ревизий, например, могут быть: «Ревизия обеспечения сохранности и рационального использования материальных ресурсов (всех или конкретных видов)», «Ревизия правильности образования и использования фондов специального назначения» и др.

В зависимости от полноты проверки хозяйственных операций ревизии классифицируются на сплошные, выборочные, комбинированные.

При сплошных ревизиях проверяются за весь ревизионный период все без исключения хозяйственные операции, записи в учётных регистрах и отчётные показатели. Это наиболее эффективный вид ревизии, однако, как правило, из-за большой трудоёмкости он используется только в тех случаях, когда на предприятии допущены серьезные нарушения и злоупотребления.

Выборочные ревизии предусматривают проверку хозяйственных операций и бухгалтерских документов не за весь ревизионный период, а только за время, заранее намеченное ревизором, т.е. за определённые промежутки времени внутри ревизионного периода.

Комбинированные ревизии сочетают выборочное и сплошное исследование хозяйственных операций. Одни участки деятельности предприятий проверяются выборочно, другие - сплошным способом. Сплошным способом проверяются кассовые операции и расчёты с подотчётными лицами, все другие хозяйственные операции - выборочно. Однако, если в процессе выборочной проверки будут выявлены хищения, злоупотребления и другие серьёзные нарушения финансовой или расчётно-платёжной дисциплины, то по данному кругу хозяйственных операций следует провести сплошную проверку документов и записей в учётных регистрах (рис. 2.1.).

По результатам проведённой ревизии составляется акт, на основе которого разрабатываются мероприятия, направленные на устранение выявленных недостатков производственно-хозяйственной деятельности предприятий и мобилизации внутрипроизводственных резервов.

Весь процесс документальной ревизии можно разбить на несколько этапов:

1. Предъявление полномочий. По прибытии на проверяемый объект ревизор обязан предъявить руководителю своё удостоверение и предписание (приказ) на проведение ревизии.

Рис. 2.1. Классификация видов ревизии

2. Предъявление полномочий. По прибытии на проверяемый объект ревизор обязан предъявить руководителю своё удостоверение и предписание (приказ) на проведение ревизии.

3. Проведение инвентаризации материальных ценностей и проверка сохранности денежных средств.

4. Личное ознакомление с объектом.

5. Непосредственная документальная проверка операций подконтрольного объекта.

6. Систематизация ревизионных материалов и составление акта.

7. Реализация материалов ревизии на подконтрольном объекте и информирование органа, назначившего ревизию, о её результатах. При необходимости материалы ревизии могут быть переданы следственным органам.

8. Проверка выполнения приказа, изданного на предприятии, об устранении причин и условий, приведших к нарушениям, и наказании виновных должностных лиц.

Взамен ежегодных аудиторских проверок на предприятиях концерна «Беллегпром», куда входит и предприятие ОАО «Белфа», по Указу Президента Республики Беларусь №602 «Об осуществлении ведомственного контроля на предприятиях и в организациях, входящих в состав Белорусского государственного концерна по производству и реализации товаров легкой промышленности» проводятся проверки службой ведомственного контроля концерна.

На основании Указа Президента Республики Беларусь № 602 «Об осуществлении ведомственного контроля на предприятиях и в организациях, входящих в состав Белорусского государственного концерна по производству и реализации товаров легкой промышленности» в порядке эксперимента было создано Республиканское унитарное предприятие «Служба ведомственного контроля Белорусского государственного концерна по производству и реализации товаров легкой промышленности».

Основными задачами Службы является обеспечение соблюдения предприятиями и организациями, которые входят в состав концерна на правах членства, законодательства Республики Беларусь, защита интересов государства, предприятий и их собственников, информационное обслуживание и консультирование в рамках компетенции Службы, повышение эффективности экономической деятельности концерна.

Служба в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Беларусь, актами Президента Республики Беларусь и другими нормативными документами Республики Беларусь.

Служба является юридическим лицом, имеет печать со своим наименованием и действует на основании настоящего Положения и Устава, утвержденного концерном «Беллегпром».

Служба координирует свою деятельность по осуществлению ведомственного контроля с Комитетом государственного контроля Республики Беларусь и ежеквартально информирует его о результатах деятельности.

В компетенцию Службы входит:

проведение проверок, ревизий финансово-хозяйственной деятельности и документов предприятий с целью оценки достоверности и соответствия совершаемых финансовых и хозяйственных операций законодательству республики Беларусь;

осуществление контроля за исполнением предприятиями нормативных актов Республики Беларусь, регулирующих отношения государственной и иных видов собственности, хозяйственные, финансовые и налоговые отношения;

в пределах своей компетенции представление администрации проверяемых предприятий рекомендаций и обязательных для исполнения указаний об устранении выявленных нарушений в установленный срок;

принятие мер по пресечению злоупотреблений и других правонарушений, наносящих ущерб экономическим интересам государства, предприятиям и собственникам, оказание им помощи и содействия в повышении эффективности деятельности, правильности расчетов с бюджетом;

осуществления контроля за выполнения приказов и распоряжений председателя концерна «Беллегпром», решений Совета председателя концерна «Беллегпром» и Совета концерна «Беллегпром», сохранностью и использованием государственного имущества на предприятиях концерна;

информирование руководства проверяемых предприятий и собственников о выявленных нарушениях;

осуществления информационного обслуживания предприятий и их консультирование, разработка ведомственных нормативных актов, регламентирующих деятельность внутриведомственного и внутрихозяйственного контроля.

Служба имеет право:

получать от государственных и иных организаций (включая Национальный банк и государственные налоговые органы) информацию, необходимую для выполнения возложенных на неё функций;

при необходимости вносить на рассмотрение председателя концерна «Беллегпром», Совета председателя концерна «Беллегпром» и Совета концерна «Беллегпром» информацию о выявленных нарушениях и предложения для принятия необходимых мер по их устранению, привлечению к ответственности должностных лиц, а также для принятия решений о направлении материалов проверок в соответствующие государственные органы;

при необходимости привлекать к проверкам на договорной основе специалистов.

Ревизионной службы в объединении нет. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью Общества осуществляет ревизионная комиссия. Ревизионная комиссия в составе не менее трех человек избирается ежегодно очередным собранием акционеров. По решению собрания полномочия ревизионной комиссии могут быть возложены на ревизора. Членами ревизионной комиссии не могут быть генеральный директор, члены дирекции. На заседании ревизионной комиссии каждый ее член имеет по одному голосу. Решения ревизионной комиссии принимаются простым большинством голосов ее членов, присутствующих на заседании. Регламент работы и проведения заседаний ревизионной комиссии определяет ее председатель, если собранием акционеров не установлено иное. Протокол заседания ревизионной комиссии подписывается всеми ее членами, присутствующими на заседании. В случае несогласия с принятым решением член ревизионной комиссии обязан подписать протокол и приложить к нему свое особое мнение, выраженное в письменной форме.

Председатель ревизионной комиссии избирается из числа его членов. Заседание ревизионной комиссии по избранию ее председателя проводится в день проведения собрания акционеров, на котором избрана ревизионная комиссия.

Ревизионная комиссия осуществляет контроль за хозяйственной деятельностью Общества, его предприятий, филиалов и представительств, а также генерального директора и должностных лиц Общества. Ревизионная комиссия осуществляет проверку по итогам за год, а также во всякое время по поручению собрания акционеров, наблюдательного совета, по собственной инициативе или по требованию акционеров, владеющих в совокупности 10% акций.

Лица, деятельность которых проверяет ревизионная комиссия, не принимают участие в соответствующих проверках. Ревизионная комиссия представляет результаты проверки наблюдательному совету и собранию акционеров. Без заключения ревизионной комиссии собрание акционеров не вправе утверждать годовой бухгалтерский баланс Общества.

Ревизионная комиссия обязана потребовать созыва собрания акционеров, если по выявленным ею фактам решение может быть принято только собранием. Вопросы, внесенные ревизионной комиссией в наблюдательный совет, должны быть рассмотрены последним в 14-тидневный срок.

Члены ревизионной комиссии могут присутствовать на заседании наблюдательного совета с правом совещательного голоса.

Должностные лица Общества должны своевременно предоставлять ревизионной комиссии по ее требованию документы о деятельности Общества, пояснения. Членам ревизионной комиссии за выполнение возложенных на них обязанностей выплачивается за счет средств Общества вознаграждение в размере, установленном собранием акционеров, и им возмещаются расходы по командировкам, связанным с проведением проверок, заседаний ревизионной комиссии и собраний акционеров.

Полномочия члена ревизионной комиссии прекращается досрочно по решению собрания акционеров, а также в случае его письменного заявления.

Сам процесс ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций - подготовка к ее проведению, общие вопросы организации, оформление и рассмотрение результатов- регламентирован Инструкцией о порядке организации и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности Министерства промышленности Республики Беларусь №235 . Ревизия проводится на основании письменного предписания руководителя контролирующего органа, в данном случае, РУП «Служба ведомственного контроля концерна «Беллегпром» (приложение А). В предписании указывается фамилия, имя, отчество ревизора, который направляется для проведения ревизии финансово-хозяйственной деятельности; ревизуемый период; срок ее проведения. Проведению ревизии должна предшествовать подготовительная работа в контролирующей организации, которая заключается в изучении нормативных актов, инструктивных материалов и отраслевых указаний, касающихся особенностей деятельности контролируемого объекта, его бухгалтерской и статистической отчетности, материалов предыдущей ревизии и тематических проверок, поступивших жалоб и другой текущей информации, характеризующей финансовое состояние контролируемой организации. Подготовительная работа проводится в два этапа - в контролирующей организации, где составляется Примерный перечень вопросов ревизии финансово-хозяйственной деятельности проверяемой организации (приложение Б). Вопросы должны быть сформулированы четко и ясно, они должны охватить самое важное и существенное для данной ревизии. При необходимости ревизии проводятся по постановлениям органов предварительного следствия или определениям судов. Конкретный перечень подлежащих проверке вопросов в этих случаях согласовывается с органом, назначившим ревизию. И в ревизуемой организации- где составляется рабочий план ревизионной группы. Специалисты функциональных отделов привлекаются для проведения ревизии на срок от 5 до 10 дней.

Руководитель ревизионной группы обязан предъявить документ, подтверждающий его полномочия, руководителю ревизуемой организации и ознакомить его с задачами предстоящей ревизии. После этого осуществляется инвентаризация денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе предприятия, по окончании которой составляется акт инвентаризации наличия денежных средств. Руководитель ревизуемой организации обязан представить членов ревизионной группы ответственным должностным работникам своей организации, обеспечить ревизоров помещением для нормальной работы издать приказ по организации о том, чтобы должностные лица ревизуемой организации выполняли все требования и распоряжения ревизующих, вытекающие из общих задач проведения ревизии. Эту информацию руководитель ревизуемой организации может довести до сведения подчиненных путем проведения совещания с руководителями отделов и структурных подразделений, на котором представляются члены ревизионной группы, сообщаются цели, задачи ревизии.

Наиболее ответственным и трудоемким этапом ревизии является инвентаризация. Обязательной инвентаризации при проведении ревизии подлежат расчеты с дебиторами и кредиторами, товары, находящиеся на ответственном хранении у покупателей, принятые на ответственное хранение от поставщиков, выданные предприятию исполнительные листы, бланки строгой отчетности, по окончании которой составляются акты, например, акт проверки наличия бланков строгой отчетности, акт проверки исполнительных документов, находящихся на исполнении (приложения В, Г).

Результаты контрольных проверок должны учитываться в Книге контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Одновременно с инвентаризацией материальных ценностей проводится обследование ревизуемого объекта. Ревизор может обследовать различные объекты: производственные и складские помещения; охрану территории предприятия и т.п. С помощью обследования устанавливаются условия хранения материальных ценностей и денежных средств, наличие пропускной системы и соответствие ее предъявляемым требованиям и др. В процессе обследования ревизор может выявить причины и условия, способствующие хищениям. К проведению обследования могут привлекаться соответствующие специалисты, которые участвуют в проведении ревизии. Результаты обследований оформляются разовыми актами, например, о наличии охранно-пожарной сигнализации. На ОАО «Белфа» проводилась проверка выполнения юридическим лицом условий и правил осуществления охранной деятельности, по окончании которой был составлен акт, где указано, что замечаний по выполнению условий и правил осуществления охранной деятельности не выявлено (приложение Д)

После проведения инвентаризации и обследования ревизоры приступают к исследованию финансовых операций, отраженных в первичных документах, записей в регистрах учета, бухгалтерской и статистической отчетности для установления законности, достоверности и целесообразности их совершения.

Для систематизации материалов ревизии ревизор должен иметь рабочую тетрадь, в которой регистрируются вскрытые факты нарушений, злоупотреблений и другие недостатки в работе предприятия. Регистрация установленных фактов в рабочей тетради должна проводиться по отдельным разделам ревизии в соответствии со структурой основного акта документальной ревизии. Такой порядок накапливания материалов ревизии позволяет быстрее изложить недостатки, нарушения и злоупотребления, установленные ревизией.

По результатам ревизии, в ходе которой выявлены факты нарушений актов законодательства, регулирующих экономические отношения, ревизором на основании справок специалистов, включенных в состав группы, составляется основной акт комплексной ревизии (акт ревизии) (приложение Е)

Акт состоит из вступительной (общей) и результативной (исследовательской) частей. Во вступительной части указываются: полное наименование документа (акта), дата и место его составления: основание для проведения ревизии (дата и № предписания о назначении ревизии, название организации, издавшей приказ), ее начало и окончание; состав ревизионной группы (должность, фамилия имя, отчество каждого лица, осуществлявшего ревизию); наименование ревизуемого предприятия (объединения) и период производственной и хозяйственно-финансовой деятельности за который проводилась ревизия; фамилии и инициалы должностных лиц ревизуемого предприятия, ответственных за его производственную и финансово-хозяйственную деятельность. Если в ревизуемом периоде произошла смена руководящих работников, в акте указываются фамилия лица, занимавшего ранее должность, и время его работы, а также фамилия лица, назначенного на должность, плата назначения. Это необходимо для объективного установления меры ответственности за нарушения и недостатки, вскрытые ревизией. Назначение вступительной части акта ревизии состоит в том, чтобы показать, как была организована документальная ревизия, и что собой представляет объект ревизии. Это имеет важное юридическое значение при использовании такого документа в качестве источника доказательства. Результативная (исследовательская) часть акта ревизии представляет собой систематизированный перечень выявленных нарушении, недостатков и злоупотреблений в процессе производственной и хозяйственно-финансовой деятельности предприятия (объединения) или организации. Эта часть акта состоит из отдельных разделов, соответствующих числу тем программы ревизии. Перед каждым разделом ставятся соответствующая римская цифра и сто название.

Акт ревизии составляется грамотно, и должен быть написан деловым языком. Акт ревизии, как правило, составляется в трех экземплярах, а при необходимости передачи материалов ревизии соответствующим органам (следственным и др.) -- плюс по одному экземпляру в каждый адрес. При вручении руководителю ревизуемого предприятия акта ревизии берется расписка, данная им на первом экземпляре: «один экземпляр акта комплексной ревизии со всеми перечисленными и нем приложениями получил» (подпись, дата). Первый экземпляр акта направляется руководителю организации, назначивший ревизию, а второй -- остается в делах предприятия. Вскрытые ревизией факты злоупотреблении, незаконного расходования средств и другие нарушения, включенные в акт ревизии, должны подтверждаться подлинными документами, копиями документов и бухгалтерских записей, промежуточными актами, справками, расчетами, ведомостями, аналитическими таблицами, объяснениями и т.д. В случае обнаружения недостач, растрат, злоупотреблений и других недостатков материально ответственные и должностные лица представляют ревизору письменные объяснении по существу вскрытых фактов недостач и излишков денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений и злоупотреблений. Такие объяснения позволяют тщательно изучить тот пли иной факт, предотвратить включение в акт ревизии не полностью проверенные нарушениям являются подтверждением установленных фактов нарушении. Письменные объяснения прилагаются к основному акту ревизии. Все приложения к основному акту ревизии обязательно нумеруются: в конце акта ревизии необходимо перечислить все приложения к нему. Обычно все приложения остаются при первом экземпляре акта, который направляется в организацию, осуществляющую ревизию. К экземпляру акта, передаваемому ревизуемому предприятию, прилагаются копии лишь тех документов, на которых имеются подписи должностных лиц предприятия.

Если же в процессе проведения ревизии не установлено фактов нарушений действующего законодательства в сфере экономических нарушений, бесхозяйственности и т. п. - результаты ревизии оформляются путем составления справки (приложение Ж). В 2010 году на ОАО «Белфа» проводилась выездная налоговая проверка правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты налогов, сборов, прочих вопросов, входящих в компетенцию налоговых органов по ОАО «Белфа», результатом которой было составление справки, так как не было выявлено нарушений (приложение И).

Результаты ревизии докладываются ревизором на производственном совещании специалистов, руководителей отдельных служб и подразделении предприятия, где они обсуждаются. Принятые решения оформляются протоколом с приложением в необходимых случаях перечня мероприятии, подлежащих выполнению по результатам проведенной ревизии. При незначительных нарушениях результаты ревизии могут быть реализованы сразу же после ее окончании. В этом случае к акту ревизии прилагается изданный по предприятию (объединению) приказ, а также выписка из протокола производственного совещания.

При выявлении хищений ценностей в крупных размерах и других уголовно наказуемых действий, требующих принятия срочных мер, в ходе ревизии составляется промежуточный акт, которым по решению вышестоящей организации, назначившей ревизию, перелается следственным органам.

По результатам ревизии ревизор разрабатывает выводы и предложения. Выводы должны основываться только на фактах, изложенных в акте ревизии, а предложения вытекать из этих выводов. Выводы не должны повторять содержание акта. В них дают оценку основных нарушений, установленных ревизией, и излагают, в чем конкретно состоит вина должностных лиц.

Эффективность ревизии зависит не только от качества ее проведения, но и от организации контроля за выполнением решения, принятого по ее результатам. В практической работе применяются различные способы контроля за выполнением решения по результатам ревизии. К ним относится: получение письменных отчетов о выполнении предложений по итогам ревизии или оперативной информации посредством технических средств связи (телефонной, телефакса и др.) и т.п.

В ОАО «Белфа» за 2010 год зарегистрировано 28 проверок, в том числе: Гомельское областное управление РЦ по оздоровлению и санаторно-курортному лечению населения; ИМНС по Жлобинскому району; Жлобинское отделение «Энергонадзора»; РУП «Служба ведомственного контроля концерна «Беллегпром»; Жлобинская зональная инспекция по контролю за ценами; Районный центр занятости населения Жлобинского РЦ; ФСЗН; Гомельский ЦСМС; Жлобинская горрайинспекция природных ресурсов и охраны окружающей среды; республиканский трудовой арбитраж; РУП БелГИМ, орган по сеттификации продукции, услуг, персонала; Отделение ОАО»Белпромстройбанк»; Гомельская областная инспекция Комитета по ценным бумагам и др.

Cтраница 1

Финансовая ревизия осуществляется в соответствии с правилами финансового регламента одним или несколькими Договаривающимися государствами или внешними ревизорами, назначаемыми с их согласия Ассамблеей.  

Контрольный регистрационный журнал, по крайней мере частично, позволяет проследить за прохождением товаров через систему, как того и требуют нормальные процедуры финансовых ревизий.  

Для обеспечения основной задачи - перевозки пассажиров и грузов - железная дорога осуществляет планирование, финансирование, анализ и контроль производственно-хозяйственной деятельности линейных организаций, внедрение и укрепление хозяйственного расчета, организацию и ведение бухгалтерского, статистического и оперативного учета и отчетности, а также внутриведомственные финансовые ревизии, проведение мероприятий по увеличению доходности, повышению производительности труда и снижению себестоимости перевозок.  

В функции треста в части руководства производствен но-хозяйственной деятельностью фабрик механизированного учета входят: методологическое и техническое руководство обработкой учетных материалов, разработка и издание необходимых инструкций по технике обработки необходимых учетных материалов, подбор и распределение руководящих кадров, приобретение и распределение машин и оборудования, производственные и финансовые ревизии фабрик механизированного учета, составление установленных законом сводных балансов и отчетов о деятельности фабрик.  

Результативность контроля зависит не только от профессионального уровня государственных контролеров и независимых аудиторов, но и от регламента ревизий и проверок. Порядок и последовательность проведения финансовых ревизий основаны на стандартах бухгалтерского учета.  

Ревизии природоохранных мероприятий проводятся в основном сотрудниками собственных департаментов, а также внешними консультантами. Ревизии природоохранных мероприятий не являются финансовыми ревизиями, но их результаты помагают определить величины расходов, связанных с природоохранной деятельностью.  

Финансовые органы контролируют составление бюджета, проверяют финансовые планы, сметы и бюджеты, анализируют отчеты, ведут обследования финансовой работы на местах. Существует также специальный аппарат для проведения финансовых ревизий - Контрольно-ревизионное управление Министерства финансов СССР, контрольно-ревизионные управления мин-в финансов союзных республик и их органы на местах. На эти управления возложен контроль: за соблюдением законов о бюджетных правах союзных и автономных республик и Советов депутатов трудящихся, за соблюдением финансовой дисциплины предприятиями, учреждениями и организациями, за правильным и экономным расходованием ими бюджетных и собственных средств; за исполнением государственного бюджета мин-вами и центральными учреждениями СССР, союзных и автономных республик, бюджетными учреждениями, хозяйственными организациями и предприятиями и за выполнением ими обязательств перед бюджетом; за правильным и экономным использованием бюджетных ассигнований, за соблюдением установленных штатов, должностных окладов и фондов заработной платы, правильным образованием и использованием внебюджетных средств; за работой финансовых органов по исполнению государственного бюджета, а также деятельностью органов государственного страхования; за соблюдением учреждениями Госбанка правил исполнения государственного бюджета.  

Центральная Ревизионная Комиссия за отчетный период установила, что руководящие партийные органы на местах систематически проверяют состояние дел с уплатой членских взносов и принимают необходимые меры к устранению имеющихся в этой работе недостатков. Немалую помощь оказывают партийным органам и ревизионные комиссии, которые, помимо финансовых ревизий, проводят также проверку поступления членских взносов в первичных партийных организациях.  

В ФРГ Федеральное министерство финансов осуществляет контрольные функции через все отделы по направлению их работы, поскольку специализированных отделов контроля в Министерстве нет. Сравнивая финансовую юрисдикцию этих органов, можно выделить ряд общих положений: а) финансовые ревизии министерств, ведомств и других государственных учреждений; б) контроль за правильным ведением бухгалтерского учета во всех звеньях системы государственных финансов; в) инспекции исполнения государственных расходов, их соответствия расходной части бюджета, правильности назначения и наличия соответствующих кредитов.  

Особое значение при этом придается финансовому состоянию фирмы, во многом определяющему, какую стратегию выберет ее руководство на будущее. Детальный анализ финансового состояния помогает выявить имеющиеся и потенциальные уязвимые места организации. Как правило, он проводится методами финансовой ревизии.  

Стандарты отчетности используются на завершающем этапе аудита. Они представляют собой правила, касающиеся формы, содержания, размещения и подачи материалов по результатам аудиторской ревизии. В зависимости от сферы и целей аудитор ские отчеты могут составляться в следующих формах: а) вывод - для заключений аудитора по результатам финансовой ревизии; б) отчет - для заключений аудитора по результатам проверки хозяйственной деятельности; в) письмо - для управляющих организациями; г) замечания - для дирекций небольших фирм и предприятий.  

Цель контроля состоит в проверке выполнения установленных принципов, принятых планов, действующих инструкций. Функция контроля заключается в разработке критериев оценки выполнения поставленных задач, промежуточном и итоговом анализе эффективности их решения, общей оценке деятельности, а также экономической целесообразности расходов. Сегодня функциями финансового контроля, кроме Департамента контроля и аудита Министерства финансов Российской Федерации, наделены и другие государственные органы: налоговые службы, казначейства, Контрольно-ревизионное управление Администрации Президента Российской Федерации, Счетная палата как орган финансово-бюджетного контроля по линии законодательной ветви власти. Осуществляются финансовые ревизии и проверки также министерствами и ведомствами, Государственными внебюджетными фондами, другими структурами.  

К участию в этом контроле надо привлечь само население в качестве понятых, которые должны присутствовать при всех операциях. Вот в чем будет заключаться пролетаризация нашего государственного аппарата, вот как мы будем учить рабочий класс управлять страной, не сажая его в главкожи, главбумы и пр. Поэтому социалистический контроль должен быть декретирован в ином виде. Бумажный контроль должен отойти в область предания. Исполнительный комитет выбирает свою ревизионную комиссию, которая производит финансовую ревизию, а государственный контроль должен производиться на других началах.  

Страницы:      1