Несмотря на все большее распространение безналичных расчетов, в том числе по операциям с сотрудниками, в практике работы предприятия сохраняются ситуации, когда не обойтись без выдачи наличных денег из кассы. Такая важная операция подразумевает заполнение расходного кассового ордера (РКО). Кроме организаций, с РКО в последнее время столкнулись и многие индивидуальные предприниматели, особенно работающие с наличной выручкой.

Пути выбытия наличных

Заполнение расходного кассового ордера может производиться, например, в следующих случаях:

— при выдаче наличных в подотчет работникам предприятия на хозяйственные нужды и командировочные расходы;

— при выдаче займа работнику наличными;

— выплата заработной платы;

— сдача наличных в банк;

— возмещение работнику перерасхода по авансовому отчету и т.п.

Форма расходного кассового ордера

Вне зависимости от того, по каким основаниям выбывают наличные из кассы, их выдача оформляется расходным кассовым ордером (унифицированная форма № КО-2, по ОКУД 0310002). Форма бланка утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. №88.

Бланк расходного кассового ордера условно можно разделить на несколько частей:

— в верхней части бланка приводится наименование организации, коды, название документа «Расходный кассовый ордер», его номер и дата;

— табличная часть содержит информацию о корреспонденции счетов и сумме цифрами;

— под табличной частью располагается блок текстовой информации: кому выдаются наличные, основание (содержание операции), сумма прописью (соответствует сумме цифрами табличной части), приложение;

— в нижней части документа располагаются подписи: руководителя, главного бухгалтера. Здесь же при получении наличных лицо, которому они выдаются, пишет прописью сумму, ставит дату и подпись, а также указываются паспортные данные получателя. Все это заверяется подписью кассира.

Кому и зачем выдали

Под таблицей указывается, кому выдаются наличные, например:

— для зачисления на расчетный счет в ОАО «Альфа-банк» через кассира Волкову И.О.;

— Степанову Михаилу Никифоровичу (при выдаче подотчетному лицу);

— Ромашкину Петру Григорьевичу (при выдаче на командировку)

— Кошкину Александру Сергеевичу (выдача денежных средств предпринимателю на личные нужды) и т.д.

В строке «Основание» приводится содержание хозяйственной операции, например (в скобках приведены соответствующие проводки для табличной части документа):

— частичная сдача выручки от реализации товара (Д51-К50);

— аванс на закупку канцтоваров (Д71-К50);

— на командировочные расходы (Д71-К50);

— перерасход по командировке (Д71-К50);

— выдача заработной платы (Д70-К50);

— предпринимателю на личные нужды (Д84-К50)

Приложение:

— квитанция к объявлению на взнос наличными №12 от 19.01.2015 г.;

— заявление Степанова М.Н. от 19.01.2015 г. №2;

— приказ №7 от 19.01.2015 г.;

— авансовый отчет №1 от 19.01.2015 г.;

— расчетно-платежная ведомость от 19.01.2015 г. №2.

Обратите внимание, что при выдаче средств подотчетному лицу на хозяйственные нужды работник обязательно пишет заявление (форма произвольная, указывается сумма и цель выдачи). На заявлении руководитель ставит свою визу: Разрешаю в сумме … на срок …, подпись и дата.

Бланк расходного кассового ордера можно .

Образец заполнения РКО:

Процедура составления

Составленный бухгалтером и подписанный руководителем РКО поступает к кассиру, который выдает наличные:

— получателю, который указан в РКО по предъявленному им паспорту;

— доверенному лицу получателя по доверенности и его паспорту (другому документу, удостоверяющему личность).

Сначала кассир подготавливает сумму к выдаче, затем передает получателю РКО, в котором тот пишет сумму прописью, ставит дату и расписывается. Далее кассир пересчитывает подготовленную сумму к выдаче на глазах получателя и производит выдачу. Получатель самостоятельно пересчитывает наличные под наблюдением кассира. После выдачи кассир подписывает РКО.

Если деньги получены по доверенности, то она прикладывается к РКО.

При составлении РКО на сдачу наличных в банк есть одна особенность в процедуре составления. Если вы обратите внимание на образец заполнения РКО, приведенный выше, то увидите, что в Приложении мы должны записать номер и дату объявления на взнос наличными. Однако этот документ составляется в банке. Только в банке становится известен номер квитанции (которая является частью объявления).

Поэтому сначала перед поездкой в банк составляется первоначальный бланк РКО, без заполнения поля «Приложение». Кассир дописывает от руки сумму полученных наличных прописью, ставит дату и подпись. А по возвращению из банка с квитанцией документ дозаполняется.

Особенности у ИП

С 1 июня 2014 года вступило в силу Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Согласно этому Указанию для ведения кассовых документов ИП введен ряд упрощений.

ИП могут не составлять РКО на операции с собой:

— выдача денег на личные нужды ИП,

— выдача денег ИП из кассы для внесения на расчетный счет.

По-прежнему нужно составлять РКО на операции с прочими лицами, например:

— выдача денег подотчетному лицу,

— выплата заработной платы (или оплаты по договорам ГПХ) из кассы.

О том, как заполняется верный спутник РКО — приходный кассовый ордер, . Об особенностях заполнения кассовых документов для ИП . И не забудьте о лимите расчетов наличными — ь.

А вам приходилось проводить заполнение расходного кассового ордера? Возможно, у вас есть вопросы по этому документу? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Подборка наиболее важных документов по запросу Сдача наличных в банк (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты : Сдача наличных в банк

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У
(ред. от 19.06.2017)
"О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства"
(Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404) 3. Уполномоченный представитель юридического лица сдает наличные деньги в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка (далее - организация, входящая в систему Банка России), для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

3.1. В кредитной организации, ВСП прием наличных денег кассовым работником от организаций для зачисления на их банковские счета должен осуществляться по объявлениям на взнос наличными 0402001. При представлении организацией в кредитную организацию, ВСП заявки прием наличных денег от организации кассовым работником должен осуществляться по приходному кассовому ордеру 0402008, оформленному с учетом данных заявки.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы : Сдача наличных в банк

Все сверхлимитные наличные деньги учреждения обязаны сдавать в банк (п. 2 Указания Банка России N 3210-У). По нашему мнению, если учреждением не установлен лимит остатка наличных денежных средств в кассе, то лимит считается нулевым, а вся не сданная в банк наличность - сверхлимитной.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Срок, в течение которого учреждение имеет право хранить в своей кассе наличные деньги сверх установленных им лимитов, устанавливается руководителем учреждения, но не свыше 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке на указанные выплаты. Кроме того, накопление учреждением наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения учреждением в эти дни кассовых операций. Такие требования по хранению наличных денежных средств сверх лимитов установлены абз. 8 п. 2, абз. 1 пп. 6.5 п. 6 Указания Банка России N 3210-У. Все сверхлимитные наличные деньги учреждения обязаны сдавать в банк (абз. 7, 9 п. 2 Указания Банка России N 3210-У). По нашему мнению, если учреждению не установлен лимит остатка наличных денежных средств в кассе, то лимит считается нулевым, а вся не сданная в банк наличность - сверхлимитной.

Организация может внести наличные деньги на свой банковский счет, сдав их в кассу банка по объявлению на взнос наличными (п. 1 Письма Банка России от 21.11.2011 N 167-Т, п. п. 2.4, 3.1 Положения N 318-П).

На работника, который повезет деньги в банк, надо оформить доверенность на сдачу наличных в банк (п. 3.1 Положения N 318-П).

При выдаче ему наличных из кассы организации в строке "Основание" РКО укажите "Для зачисления на расчетный счет в банке (название банка)".

Объявление на взнос наличными можете заполнить заранее и отдать работнику, который будет сдавать наличные. Также он может заполнить его сам прямо в кассе банка. А в некоторых банках их сотрудники сами заполняют этот документ.

Объявление на взнос наличными состоит из объявления, квитанции и ордера. Квитанцию кассир банка отдаст вам при приеме наличных, а объявление и ордер оставит себе (п. 1.8.6 Положения N 385-П). Большинство реквизитов во всех частях объявления называются и заполняются одинаково. Приведем правила для реквизитов, которые заполняет клиент банка, т.е. ваша организация (Приложение 3 к Указанию N 3352-У, п. 1.7.2 Положения N 385-П, п. 3.1 Положения N 318-П).

Остальные поля в объявлении на взнос наличными заполняет банк.

Пример. Заполнение объявления на взнос наличными

19 ноября 2015 г. кассир ООО "Алтай" (ИНН 7710616450) Олег Эдуардович Рябинкин сдал в банк АКБ "Инвестторгбанк" (ПАО) (Бауманский филиал, БИК 044583267) наличные деньги (поступления от продажи товаров) в сумме 1 200 000 руб. для внесения на счет ООО "Алтай" N 40702810800190000175 в том же отделении банка. Объявление на взнос наличными он заполнил так:

Сдачу наличных денег в банк отразите проводкой.

В конце рабочего дня денежные средства, превысившие установленный лимит, из кассы организации сдаются в финансовое учреждение, в котором у предприятия открыт расчетный счет. Кроме этого, деньги могут быть сданы для оплаты товара, работы или услуг поставщикам, в качестве налоговых отчислений и платежей по кредитам и других текущих переводов. Для сдачи средств заполняется объявление на взнос наличными.

Сведения о бланке

Новый типовой формат документа был утвержден в 2014 году Указанием ЦБ РФ № 3352-У. Формат актуален и для 2018 года. Это первичный кассовый документ, исправления в котором не допускаются. Если лицо, заполнившее бумагу, допустило ошибку, следует оформить новый бланк.

Для заполнения используется форма 0402001. Допускается как ручное, так и электронное внесение информации. Делает это бухгалтер фирмы или другой уполномоченный на это служащий. Вносителем также может быть любой сотрудник, у которого имеется доверенность, выданная руководством. Обычно это кассир или бухгалтерский работник.

Допускается внесение части сведений с помощью штампов. К ним относятся:

• владелец счета;
• номер счета;
• наименование банка.

Для корректного формирования бумаги следует изучить образец заполнения бланка объявления на взнос наличными.

Как заполнить

Документ состоит из трех разделов: объявление, квитанция и расходный ордер. В поля бланка вносится следующая информация:

• номер и дата;
• наименование фирмы, сдающей денежную наличность в банк;
• название и реквизиты банка получателя, то есть адресата, которому будут направлены деньги;
• сумма – цифрами и прописью;
• источник взноса;
• виза вносителя.

Поле с указанием источника платежа иногда вызывает затруднение. Тут проставляется код платежа, которому соответствует характер перевода. Всего применяется 15 кодов, среди них самыми популярными являются:

• 02 – торговая выручка;
• 12 – налоги, сборы и прочие взносы;
• 14 – уплата кредитов и займов;
• 16 – вклады физических лиц;
• 32 – прочие поступления;
• 19 – перечисления на счет индивидуального предпринимателя.

Подпись ставит только тот, кто сдает деньги, визирование со стороны руководителя или главного бухгалтера не требуется. Возникает вопрос, как заполнить остальные три части? Ордер и квитанция содержат все те же поля, что и первый блок, поэтому заполняются одинаково.

Первая часть остается в банке, вторая отрезается и передается представителю юридического лица с банковской отметкой о приеме средств. Расходный ордер также остается у клиента, а он передает его в бухгалтерскую службу своего предприятия. Этот блок прикладывается к расходному кассовому ордеру, на основании которого была осуществлена выдача денег из кассы.

Пример заполнения объявления на взнос наличными также можно посмотреть в банковском отделении. Некоторые компании предлагают услуги по заполнению этой формы.

Как отразить в бухучете сдачу наличных денег из кассы предприятия в банк? Напишите корреспонденцию счетов. Как заполнить графы «Кому», «Основание» и «Приложение» расходного кассового ордера?

Дебет 57 Кредит 50

– сданы в банк денежные средства.

Дебет 51 Кредит 57

– зачислены деньги на расчетный счет.

В строке «Кому», укажите Ф.И.О. генерального директора. В строке «Основание» пропишите «сдача денежной средств для зачисления на расчетный счет». В строке «Приложение» указывать ничего не нужно, т.к. по строке «Приложение» необходимо указать прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления (счета, заявки на выдачу денег и т. д.).

Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендации «Системы Главбух »

Бухучет: сдача в банк выручки

При сдаче денег в банк в бухучете нужно сделать проводку:

Дебет 57 Кредит 50

При зачислении денег на расчетный счет делается запись:

Дебет 51 Кредит 57

При сдаче денег инкассаторам в бухучете нужно сделать проводку:

Дебет 57 Кредит 50
– сданы в банк денежные средства.

При зачислении денег на расчетный счет делается запись:

Дебет 51 Кредит 57
– зачислены деньги на расчетный счет.

Такой порядок предусмотрен Инструкцией к плану счетов (счета , , ).

Расходный кассовый ордер

Выдачу денег из кассы оформите расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (п. 1.8 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Этот документ составляется в одном экземпляре.

Если деньги выдаются работнику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления , составленного в произвольной форме. Принимайте заявление только в том случае, если на нем есть собственноручная надпись руководителя: о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет; о сроке, на который выдаются наличные деньги; его подпись; дата.

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации (предпринимателем), а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (предпринимателем), кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем (предпринимателем) расходный кассовый ордер подписывается им же.

Если деньги выдаются по доверенности, то проверьте соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного им документа.

Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (предпринимателей), то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.

Бембеева Марина,

эксперт «Системы Главбух»